Бизнес-ассистент Генерального Директора

Описание вакансии

«Веримед» — это растущая частная медицинская компания с клиникой в Москве и развивающейся региональной сетью.

Ищем сильного бизнес-ассистента для непосредственной работы с Генеральным директором.

Нам нужен не классический секретарь и не человек, который просто ведет календарь и выполняет поручения. Мы ищем человека с хорошей логикой, высокой скоростью мышления и сильной операционной хваткой, который способен получить задачу, самостоятельно разобраться в ней, организовать исполнение и вернуться к руководителю с результатом.

Обязанности:

• Вести операционные задачи Генерального директора от постановки до конечного результата.
• Фиксировать договоренности, ответственных и сроки, контролировать исполнение и своевременно делать follow-up.
• Координировать взаимодействие между Генеральным директором, сотрудниками компании, подрядчиками и контрагентами.
• Самостоятельно разбираться в новых вопросах: собирать информацию, анализировать варианты, находить решения и готовить руководителю краткие выводы.
• Работать с подрядчиками по полному циклу: поиск и сравнение предложений, переговоры, согласование условий, договоры, счета, контроль исполнения, акты и закрывающие документы.
• Вести документооборот: договоры, дополнительные соглашения, счета, акты, письма, реестры и внутренние согласования.
• Контролировать прохождение документов, подписаний и оплат.
• Работать с Excel / Google Sheets: анализировать данные, собирать отчеты, контролировать показатели и готовить информацию для принятия решений.
• Готовить краткие управленческие сводки: статус, результат, отклонения, риски, следующие действия.
• Участвовать в организации и подготовке переговоров, встреч и совещаний.
• При необходимости участвовать в коммуникации и переговорах с подрядчиками, клиентами и партнерами.
• Организовывать командировки и отдельные travel-задачи руководителя.
• Систематизировать повторяющиеся процессы: создавать реестры, чек-листы, инструкции, шаблоны и понятную систему контроля.
• Использовать современные digital- и AI-инструменты для ускорения поиска информации, анализа и операционной работы.

Требования:

Для нас важен ваш способ мышления и реальные результаты.

Подойдет опыт бизнес-ассистента, Executive Assistant, Project Manager, Operations Manager, координатора проектов или другой роли, где вы самостоятельно отвечали за результат.

Ожидаем:

• от 2–3 лет релевантного опыта;
• законченное высшее образование;
• опыт работы непосредственно с собственником, CEO, генеральным директором или руководителем высокого уровня будет преимуществом;
• сильную логику и уверенную работу с цифрами;
• понимание процентов, маржинальности, скидок, динамики показателей и базовой бизнес-математики;
• уверенный Excel / Google Sheets: формулы, SUMIFS, ВПР/XLOOKUP, фильтры, сортировка, сводные таблицы;
• опыт работы с договорами, счетами, актами, ЭДО и внутренними согласованиями;
• опыт взаимодействия с подрядчиками и контрагентами;
• способность одновременно вести несколько задач и не терять сроки и договоренности;
• грамотную письменную и устную коммуникацию;
• способность кратко формулировать проблему, вывод и предлагаемое решение;
• самостоятельность и высокий уровень ответственности за результат.

Будет преимуществом:

• опыт управления проектами;
• опыт переговоров;
• понимание коммерческих процессов;
• CRM / ERP / task-management системы;
• 1С, ЭДО, Bitrix24, amoCRM или аналогичные системы;
• использование ChatGPT, Claude и других AI-инструментов в работе.

Условия:

• Работа непосредственно с Генеральным директором, доступ к реальным бизнес-задачам и ключевым процессам компании.
• Высокая степень самостоятельности, возможность постепенно брать на себя отдельные проекты и направления.
• Официальное оформление.
• Полная занятость, 5/2.
• Офисный формат работы, Москва.
• Доход ориентировочно 150 000 ₽ на руки и выше. Итоговый уровень готовы обсуждать индивидуально.

Этапы отбора:

Мы сознательно делаем отбор достаточно практичным.

• Небольшой блок задач на логику, работу с цифрами и бизнес-мышление.
• Competency-based интервью по реальным рабочим ситуациям.
• Финальная встреча с Генеральным директором.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• ЭДО
• Электронный документооборот
• Деловая коммуникация
• Согласование договоров
• Ведение переписки
• Административная поддержка руководителя
• Аналитика продаж