Специалист учебного центра / специалист документооборота

Описание вакансии

Академия «Экотехпро» занимается корпоративным обучением сотрудников компаний по всей России.

Мы растём, количество заказов увеличивается, поэтому ищем в команду внимательного и самостоятельного специалиста, который возьмёт на себя работу с данными обучающихся и документами заказчиков.

Основная задача — сделать так, чтобы после получения заказа данные были корректно внесены в системы, документы подготовлены без ошибок, а заказчик вовремя получил полный комплект.

Если вам нравится порядок, понятные процессы и работа, где каждый день виден конкретный результат, — скорее всего, нам будет комфортно работать вместе.

Чем предстоит заниматься Работа с данными обучающихся

Вы будете вносить и проверять информацию в:

• СДО ПРОФ;
• ФИС ФРДО;
• ЕИСОТ.

Работа требует внимательности, но не специальных технических знаний.

Если раньше не работали с ФИС ФРДО, ЕИСОТ или нашим СДО — обучим.

Для нас важнее способность спокойно работать с большим количеством информации и перепроверять результат.

Подготовка документов

По завершённым заказам необходимо:

• подготовить документы об обучении;
• сформировать счета и акты;
• проверить данные и реквизиты;
• распечатать документы;
• подписать и оформить их в соответствии с внутренним процессом;
• собрать полный комплект документов для заказчика.

Здесь важно не просто «распечатать то, что получилось», а перед отправкой ещё раз проверить комплектность и правильность документов.

Сбор подписанных актов и закрывающих документов

Необходимо:

• отправлять акты заказчикам;
• контролировать их подписание;
• связываться с клиентом или бухгалтерией при необходимости;
• получать подписанные документы обратно;
• контролировать, чтобы документы не оставались забытыми.

Передача документов заказчикам

После подготовки необходимо:

• проверить полный комплект;
• подготовить документы к отправке или выдаче;
• организовать передачу заказчику;
• убедиться, что задача действительно завершена.

Наша логика простая:

не «я отправила документы», а «заказчик получил нужный комплект».

Работа с задачами в Битрикс24

Все рабочие задачи ведём в Битрикс24.

Никакой необходимости держать десятки поручений в голове.

В задаче всегда понятны:

• что нужно сделать;
• срок;
• текущий статус;
• следующий шаг;
• результат.

От сотрудника мы ждём одного важного качества:

если появилась проблема — сообщить о ней заранее, а не ждать, пока она каким-то образом решится сама.

Например, если завтра нужно передать заказчику документы, а сегодня выяснилось, что их невозможно распечатать, важно не ждать завтрашнего утра, а сразу сообщить о ситуации и начать искать решение.

Кого мы ищем

Нам особенно подойдёт человек, которому действительно нравится порядок.

Вы наш кандидат, если:

• внимательно работаете с цифрами, ФИО и документами;
• замечаете ошибки и несоответствия;
• привыкли перепроверять свою работу;
• доводите начатое до результата;
• не забываете договорённости;
• спокойно работаете по инструкции;
• умеете самостоятельно организовать свой рабочий день;
• можете позвонить клиенту или бухгалтеру и уточнить статус документа;
• если что-то идёт не по плану, не скрываете проблему, а своевременно сообщаете о ней.

Мы не ищем человека, который уже знает всё.

Мы ищем человека, которому можно доверить процесс после обучения.

Опыт

Опыт работы в учебном центре, документообороте, или административной должности будет преимуществом.

Особенно интересен опыт работы с:

• ФИС ФРДО;
• ЕИСОТ;
• образовательными документами;

Но отсутствие такого опыта не является причиной не откликаться.

Если вы внимательны и хорошо работаете с компьютером, необходимым системам мы научим.

График работы

Работа строится в режиме 5/2, понедельник–пятница.

Нам важна регулярная доступность сотрудника в рабочие дни, поскольку часть заказов и документов требует реакции именно сегодня, а не через несколько дней.

При этом нагрузка в течение года неодинаковая.

В период высокой загрузки

Большую часть года требуется ежедневная работа полный рабочий день либо стабильная ежедневная частичная занятость — в зависимости от согласованного формата работы.

В отдельные дни могут появляться срочные заказы, которые необходимо обработать в тот же день.

В спокойный период

Примерно 2–4 месяца в году нагрузка заметно ниже.

В это время возможен сокращённый рабочий день и более гибкий режим работы по согласованию.

То есть мы рассматриваем кандидатов как на полную, так и на частичную занятость, но принципиально важно быть включённым в работу каждый будний день, а не, например, три раза в неделю.

Формат работы

Гибридный.

Часть работы — удалённо:

• внесение данных;
• работа в системах;
• Битрикс24;
• контроль документов;
• взаимодействие с заказчиками.

Часть задач требует присутствия в офисе:

• печать документов;
• оформление оригиналов;
• комплектация;
• подготовка документов к отправке.

Офис находится:

Санкт-Петербург, Рижский проспект, д. 23

м. Балтийская — около 10 минут пешком.

Что предлагаем

• понятный участок работы и конкретный результат;
• обучение ФИС ФРДО, ЕИСОТ, СДО и внутренним процессам;
• готовые инструкции и чек-листы;
• Битрикс24 вместо хаотичных поручений в мессенджерах;
• гибридный формат;
• возможность выбрать полную или частичную занятость;
• более гибкую загрузку в спокойный сезон;
• выплаты два раза в месяц;
• спокойную офисную работу без холодных продаж;
• возможность увеличивать зону ответственности и доход по мере развития компании.

Доход: от 50 000 до 60 000 ₽ на руки — в зависимости от занятости и опыта.

Условия и конкретный график обсуждаем с подходящим кандидатом на собеседовании.

Почему эта работа может вам понравиться:

Здесь достаточно быстро виден результат собственной работы.

Откликайтесь

Если вам нравится аккуратная работа с документами, вы умеете самостоятельно контролировать свои задачи и хотите освоить работу в системах корпоративного обучения — отправляйте резюме.

Даже если раньше вы не работали с ФИС ФРДО или ЕИСОТ, но считаете себя действительно внимательным человеком, — будем рады познакомиться.

Ключевые навыки

• Электронный документооборот
• Документооборот
• Деловая переписка
• Кадровое делопроизводство
• Первичная бухгалтерская документация
• Точность и внимательность к деталям
• Работа с оргтехникой
• Бумажный документооборот
• Делопроизводство
• Обучение и развитие
• Работа с документами