Офис-менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

• Принимать и обрабатывать входящую, исходящую и внутреннюю документацию.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы и другие документы; готовить ответы авторам писем.
• Отслеживать своевременное представление документов конкретными исполнителями, контролировать сроки исполнения задач.
• Проверять правильность оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись; обеспечивать их качественное редактирование и соответствие корпоративным стандартам.
• Сканировать, ксерокопировать, подшивать и систематизировать документы; вести электронный архив.
• Подбирать временное жильё для приезжих сотрудников компании; бронировать гостиницы и оформлять пребывание на время командировок. Вести учет по квартирам и оплатам.
• Помогать в организации внутренних и внешних мероприятий: собеседований, встреч, конференций, тренингов, корпоративных мероприятий (аренда залов, техническое обеспечение, кейтеринг, рассадка).
• Организовывать работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих сотрудников аутсорсинговых служб; контролировать качество и своевременность выполненных работ.
• Вести хозяйственно‑бытовую деятельность офиса: контроль запасов канцтоваров, моющих средств, кофе/чай зоны и пр.; обеспечивать пополнение запасов.
• Вести учёт документации, оргтехники и прочего имущества компании; проводить инвентаризации по графику.
• Разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды; контролировать и оптимизировать расходы, готовить отчётность по расходам.
• Вводить новых сотрудников в рабочую среду: подготовка рабочего места, обеспечение необходимой оргтехникой и доступами, проведение краткого инструктажа по офисным процедурам.
• Ведение первичной кадровой документации: приём и выдача копий документов, справок, регистрация заявлений (приёма, увольнения, отпусков, переводов).
• Обеспечивать порядок и презентабельный вид офиса; контролировать оформление рабочих и общих зон.
• Выполнять другие поручения руководства в пределах компетенции.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности приветствуется.
• Умение работать с оргтехникой (мфу, принтеры, сканеры).
• Уверенное владение MS Office.
• Навыки работы с электронной почтой, офисными мессенджерами.
• Умение эффективно работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Грамотная устная и письменная речь; аккуратность в оформлении документов.
• Внимательность к деталям, ответственность и исполнительность.
• Коммуникабельность, вежливость и клиентоориентированность.
• Умение организовать и контролировать работу сторонних исполнителей.
• Готовность оперативно решать нестандартные задачи и оставаться на связи в рабочее время.
• Стрессоустойчивость и доброжелательность.
• Готовность к ненормированному графику при подготовке мероприятий (иногда вечерами или в выходные).
• Наличие прав водителя и опыт вождения — приветствуется (если требуется развозка или решается курьерская логистика).

Условия:

• График работы: ПН-ПТ - с 9:00-18:00 ч., СБ, ВС - выходные дни.
• Оформление по ТК РФ.