Ассистент руководителя компании

Описание вакансии

ООО «ГЕМА» - компания, для которой еда связана не только с повседневным питанием, но и с общением, встречами и временем, которое люди проводят вместе. Под брендом «ГЕМА» объединяются понятные ежедневные процессы: работа с продукцией, партнёрами, сотрудниками и организационными вопросами.

Ищем ассистента руководителя, который поможет держать эти процессы в порядке. Основная задача — внимательно принимать поручения, фиксировать договорённости, следить за сроками и доводить текущие вопросы до понятного результата. Работа сочетает административные задачи с выездными поручениями, поэтому часть вопросов потребуется решать непосредственно за пределами рабочего места.

Что предстоит делать

• Вести календарь встреч, рабочих поездок и текущих задач руководителя.
• Записывать поручения, уточнять приоритеты и сроки выполнения.
• Контролировать выполнение поставленных задач и заранее сообщать, если требуется дополнительное время или возникли сложности.
• Собирать информацию, документы и другие материалы, необходимые руководителю для встреч и рабочих вопросов.
• Поддерживать деловую переписку с сотрудниками, партнёрами и контрагентами.
• Передавать согласованную информацию участникам рабочих процессов и получать обратную связь.
• Готовить документы по установленным образцам, проверять их комплектность и систематизировать рабочие материалы.
• Организовывать встречи и помогать с подготовкой всего необходимого к ним.
• Координировать передачу документов, образцов продукции и других согласованных материалов.
• Получать и передавать документы или образцы продукции по поручению руководителя.
• Выполнять выездные поручения в Краснодаре: посетить организацию, передать или получить материалы, уточнить информацию на месте и передать результат руководителю.
• При необходимости сопровождать рабочие поездки и встречи руководителя в пределах согласованной задачи.
• Взаимодействовать с сотрудниками, представителями организаций и партнёрами во время выездов.
• Следить за тем, чтобы документы, образцы и другие материалы были переданы нужному человеку и в согласованный срок.
• Своевременно информировать руководителя об изменениях в графике, задержках, переносах встреч и других обстоятельствах.
• Выполнять дополнительные организационные поручения, связанные с текущей работой компании.

Что важно

• Грамотная устная и письменная речь.
• Организованность и способность держать несколько задач одновременно.
• Внимательность к датам, документам, контактам и другим рабочим деталям.
• Умение фиксировать поручения и самостоятельно отслеживать их выполнение.
• Способность расставлять приоритеты и не терять согласованные сроки.
• Уверенное пользование электронной почтой, таблицами, календарями и рабочими сервисами.
• Корректное деловое общение с сотрудниками и представителями организаций.
• Готовность выполнять выездные поручения в Краснодаре.
• Пунктуальность при передаче документов, образцов и другой информации.
• Ответственное отношение к конфиденциальным сведениям и рабочим договорённостям.
• Опыт административной работы, ассистирования или организационного сопровождения будет преимуществом.

Условия

• Заработная плата - от 133 000 ₽ в месяц.
• Еженедельные выплаты.
• График работы обсуждается на собеседовании.
• Место работы и порядок взаимодействия с руководителем согласовываются заранее.
• Работа предполагает как задачи в рабочем пространстве, так и выездные поручения по Краснодару.
• Рабочие выезды выполняются по конкретному поручению с заранее определённым адресом, контактом и ожидаемым результатом.
• Транспортные вопросы и расходы, связанные с рабочими выездами, обсуждаются отдельно.
• Прямое взаимодействие с руководителем и оперативное согласование текущих приоритетов.
• Введение в рабочие процессы и специфику текущих задач компании.
• Все нестандартные поручения и дополнительные выезды предварительно согласовываются.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Деловое общение
• Обучение и развитие