Помощник руководителя, офис менеджер

Описание вакансии

Помощник руководителя и офис менеджер — это ключевая поддержка в организации работы офиса и взаимодействии с сотрудниками и партнерами.

Обязанности

• Работа с почтой и курьерскими службами: отправка и получение корреспонденции через Белпочту, организация отправки документов и посылок через СДЭК
• Документооборот: сканирование документов, составление и оформление путевых листов, подготовка писем и запросов, контроль за ответами, прием и проверка документов сотрудников
• Оформление страхования транспорта по РБ, при выезде за границу, КАСКО
• Оформление заказов на WB, Ozon, 21 век, покупка расходных материалов и продуктов
• Организация встреч с партнерами, бронирование отелей и авиабилетов, организация корпоративных мероприятий
• Работа с мобильным оператором: подключение/отключение услуг, замена SIM-карт, изменение тарифных планов
• Первичные документы в 1С
• Сбор и анализ информации, подготовка отчетов и предложений
• Взаимодействие с персоналом: контроль работы уборщицы, коммуникация по организационным вопросам, заполнение авансовых отчетов
• Ведение корпоративной страницы в LinkedIn, оформление документов для спортивных мероприятий

Требования

• Опыт работы в административной поддержке или офис-менеджменте
• Уверенное владение офисными программами и навыки работы с документами
• Организованность, внимательность к деталям, коммуникабельность
• Умение работать с почтой, курьерскими службами и мобильными операторами
• Ответственность и умение работать в команде

Условия

• Полная занятость с нормированным рабочим днем
• Работа в офисе
• Возможности для профессионального развития

Ключевые навыки

• Документооборот
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Организация корпоративных мероприятий
• Организация работы приемной
• Прием посетителей
• Оформление командировок
• Оформление личных дел
• Ведение соцсетей
• 1С: Документооборот
• Первичная бухгалтерская документация