Офис-менеджер (Секретарь)

Описание вакансии

Строительная компания ищет специалиста в офис на должность офис-менеджера с функциями специалиста по работе с тендерной документацией

• Прием/отправка, распределение, учет и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Регистрация и учет договоров;
• Работа с оргтехникой (печать, копирование, сканирование);
• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой России;
• Ведение деловой переписки, составление запросов, распоряжений и прочих документов;
• Оформление пропусков, доверенностей;
• Участие в обеспечении сотрудников доступом к системам ЭДО (взаимодействие с техподдержкой, продление сертификатов электронных подписей, выпуск МЧД);
• Поддержание жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярии, расходных материалов, хозяйственно-бытовых принадлежностей, контроль состояния оргтехники, контроль своевременного предоставления в оплату счетов на нужды офиса);
• Тревел - поддержка сотрудников компании (бронирование/заказ билетов на транспорт, бронирование/аренда жилых, деловых помещений и проч.)
• Участие в организации корпоративных мероприятий;
• Выполнение отдельных поручений руководящих лиц структурных подразделений компании в рамках собственной компетенции;
• Выполнение личных поручений руководителя;
• Небольшой объем работы с электронными торговыми площадками (прохождение аккредитации на торговых площадках, формирование и загрузка тендерной документации, отслеживание результатов тендерных процедур).

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером/секретарем не менее 1 года;
• Знание требований к организации документооборота;
• Уверенный пользователь ПК и офисной оргтехники;
• Знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь;
• Опрятный внешний вид, ответственность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, обучаемость;
• Опыт участия в тендерных процедурах будет являться преимуществом.

Условия:

• Работа в современном, уютном офисе на Петроградской набережной (в шаговой доступности ст. метро: Площадь Ленина, Горьковская, Выборгская, Петроградская);
• Заработная плата - 85 000 рублей после налогообложения;
• График работы 5/2 с 10:00 до 18:00 (суббота и воскресенье – выходные).

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Закупка товаров и услуг
• Организация деловых поездок
• Бронирование билетов
• Участие в Тендерах