Менеджер по документобороту

Описание вакансии

Чем предстоит заниматься:

• договорной блок и запуск проектов
• загрузка договоров в СЭД (Directum)и дополнительных соглашений (в т.ч. корректировка сроков), сопровождение согласования;
• формирование счетов на оплату / расходных заявок;
• подготовка прогнозных сумм для закрывающих документов;
• распределение доходов и управленческий учет
• распределение доходов по брендам по магазинам в разрезе каждого поставщика;
• распределение стоимости форм с учетом управленческого учета: кост-центры, счета;
• формирование и проверка загрузчиков для отражения доходов в учётных программах;
• сверка распределённого дохода с плановыми показателями.
• контроль расходов по направлениям
• закрывающие документы и отчётность;
• формирование отчётов по форме договоров для поставщиков и агентств, контроль данных в отчётах;
• взаимодействие с бухгалтерией: передача комплектов на закрывающие (УПД, счета), ведение корректировочных документов (УКД);
• подготовка комплектов на подпись, отправка поставщикам и агентствам (ЭДО и курьерская доставка), контроль возврата оригиналов;
• акты сверки с контрагентами, отработка спорных ситуаций и возвратов в предыдущие периоды;
• маркировка рекламы (ОРД)
• подготовка данных и передача сканов для загрузки в ОРД по маркируемой форме;
• контроль полноты и сроков отчётности по маркировке;
• программа лояльности
• отчёты по начисленным баллам по итогам месяца;
• согласование отчётов по ЭП с поставщиками;
• распределение баллов по магазинам, запросы в бухгалтерию по УПД и счетам;
• еженедельный контроль оплат: сверка дебиторской/кредиторской задолженности, отчёты по ДЗ для аккаунт-менеджеров.

Наши ожидания:

• опыт работы с документооборотом в B2B: договоры, закрывающие документы, УПД/УКД, акты сверки;
• понимание условий логики бухгалтерского и управленческого учета (кост-центры, ДЗ/КЗ);
• уверенный Excel / Google Sheets: сводные таблицы, работа с массивами данных, аккуратность в формулах;
• опыт работы с СЭД и ЭДО (Directum, Диадок или аналоги);
• опыт работы с ОРД и маркировки интернет-рекламы (закон о рекламе, ЕРИР);
• опыт работы в ритейле, розничной торговле, рекламных агентствах или на стороне поставщика;
• опыт участия в автоматизации ручных процессов (часть нашего оборота документа уже запущена, и мы продолжаем этот путь — наши идеи будут востребованы);
• внимательность к деталям и способность держать в порядке большой поток однотипных задач с жёсткими ежемесячными дедлайнами;
• самостоятельность: умение вести процесс от начала до конца и эскалировать спорные ситуации

Мы предлагаем:

• работу в стабильной компании-лидере DIY рынка с уникальной корпоративной культурой;
• гибкую систему премирования;
• возможность для профессионального роста, программы развития для сотрудников;
• расширенный социальный пакет: ДМС со стоматологией с первого месяца работы, компенсация питания и оплата мобильной связи;
• прогрессирующую со стажем работы программа социальных льгот для сотрудников;
• развитую систему внутреннего обучения сотрудников;
• современный офис в 2 минутах ходьбы от МЦК ЗИЛ.