Менеджер по сопровождению бункерных сделок

Описание вакансии

Основная задача — организовывать и контролировать исполнение бункерных сделок: от согласования документов и параметров поставки до завершения бункеровки и окончательных расчётов.

Обязанности:

• Подготовка и оформление документов по сделкам: контракты, приложения, дополнительные соглашения, номинации, счета и инвойсы.
• Проверка входящих документов от поставщиков и клиентов, согласование условий с ответственными сотрудниками компании.
• Взаимодействие с клиентами и поставщиками по вопросам исполнения контрактов, согласование объёмов, сроков и условий поставки бункерного топлива.
• Коммуникация с судовыми агентами: отслеживание ожидаемого времени прибытия и готовности судов, согласование места и времени бункеровки, решение организационных вопросов.
• Координация участников бункеровочного процесса, оперативное сопровождение поставок и контроль выполнения договорённостей.
• Взаимодействие с таможенным брокером по вопросам оформления деклараций, включая временные, поручений на погрузку и сопутствующих документов.
• Подготовка комплекта документов для таможенного оформления, проверка оформляемых документов, контроль сроков подачи и выпуска деклараций.
• Ведение и регулярная актуализация таблиц в Excel: план бункеровок, план оплат, реестр сделок, статусы поставок и взаиморасчётов.
• Контроль поступления оплат от клиентов и сроков платежей поставщикам и подрядчикам; своевременная подготовка и передача заявок на оплату.
• Проверка счетов таможенного брокера и других подрядчиков, согласование и контроль их своевременной оплаты.
• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности по сопровождаемым сделкам, сверка взаиморасчётов.
• Претензионная работа совместно с профильными специалистами: сбор документов, подготовка переписки, контроль урегулирования спорных вопросов.
• Обеспечение комплектности документов по завершённым сделкам и их своевременной передачи в бухгалтерию.

Требования:

• Высшее образование.
• Релевантный опыт работы в бункеровке, судоходстве, поставках нефтепродуктов или сопровождении морских поставок.
• Понимание бункеровочного процесса, последовательности действий и зон ответственности его участников.
• Практическое знание таможенного оформления бункерных поставок и опыт взаимодействия с таможенными брокерами.
• Опыт работы с договорами, номинациями, инвойсами и товаросопроводительными документами.
• Уверенное владение Excel: формулы, фильтры, сводные таблицы, ведение и проверка реестров.
• Умение контролировать оплаты, сроки поставок и документооборот одновременно по нескольким сделкам.
• Внимательность к деталям, усидчивость и аккуратность при работе с документами и цифрами.
• Стрессоустойчивость, многозадачность, самостоятельность и способность оперативно реагировать на изменения.
• Готовность быть на связи по текущим бункеровкам и решать возникающие вопросы по телефону и в переписке.

Будет преимуществом:

• Опыт самостоятельного операционного сопровождения бункерных сделок от согласования поставки до закрытия расчётов.
• Английский язык для деловой переписки с иностранными клиентами и судовыми агентами.

Условия:

• Сопровождение действующих клиентов и поставок группы компаний.
• Операционный ритм зависит от графика судозаходов и бункеровок: возможны изменения сроков и срочные задачи.
• Необходимость оперативно оставаться на связи в период подготовки и проведения бункеровок, в том числе вне стандартного рабочего времени.
• Уровень дохода и условия мотивации обсуждаются индивидуально по результатам собеседования.

В отклике просим кратко описать ваш опыт сопровождения бункеровок, работы с таможенными документами и контроля взаиморасчётов, а также указать зарплатные ожидания.

Ключевые навыки

• Организация и контроль бункерных сделок
• Работа с договорной документацией
• Оформление товаросопроводительных документов
• Взаимодействие с клиентами и поставщиками
• Координация бункеровочного процесса
• Коммуникация с судовыми агентами
• Таможенное оформление бункерных поставок
• Взаимодействие с таможенными брокерами
• Контроль оплат и взаиморасчётов
• Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
• Ведение реестров и отчётности в Excel
• Контроль сроков и комплектности документооборота
• Многозадачность и оперативное реагирование
• Деловое общение
• Английский язык