Офис-менеджер / Ассистент отдела продаж

Описание вакансии

Мы — компания, предоставляющая комплексные решения в области проектирования, монтажа и обслуживания систем вентиляции и кондиционирования в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Работаем с жилыми, офисными, коммерческими и промышленными объектами любой сложности.

Нам не нужен «просто помощник». Нам нужен человек-фильтр, который превращает входящий хаос из цифр, документов и запросов в стройную, проверенную и готовую к работе систему.

Ваш профиль:

• Вы замечаете ошибки. Если в спецификации не сходится позиция или в коммерческом предложении потерян номинал — Вы это видите сразу.
• У Вас аналитический склад ума: Вы не просто копируете данные, а проверяете логику, перепроверяете полноту и задаёте вопросы «почему?» и «что, если?».
• Вы строите процессы, а не тонете в них. Ведение реестров, таблиц и документооборота для вас — это архитектура, а не бюрократия.
• Вам комфортно работать в Excel на уровне продвинутого пользователя: сводные, ВПР, фильтры, форматирование условий — это Ваше привычное поле действий.

Чем предстоит заниматься (ваша зона ответственности):

1. Работа с проектной документацией и данными:

• Извлечение спецификаций из проектной документации (работа с ВОР / чертежами);
• Структурирование и перенос данных в Excel с обязательной проверкой на целостность и дубли;
• Формирование запросов поставщикам, сбор и критическая проверка коммерческих предложений на комплектность и соответствие ТЗ;
• Подготовка структурированных данных для расчётов менеджера (Вы — его «вычислительный модуль»).

2. Документооборот и систематизация:

• Ведение реестра корреспонденции с соблюдением единой логики наименования и хранения;
• Сканирование, классификация и загрузка документов в Битрикс (Ваша задача — чтобы любой файл находился за 30 секунд);
• Совместное ведение таблицы поставщиков со снабжением: контроль актуальности цен, контактов и условий;
• Поддержание базы товаров в «МойСклад» — отслеживание изменений и своевременное обновление позиций.

3. Администрирование и коммуникация:

• Приём входящих звонков с распределением на профильных менеджеров;
• Составление рекомендательных писем и официальных исходящих документов;
• Заказ канцелярии, вызов ИТ-специалистов и организация работы с курьерскими службами.

Мы предлагаем:

• Заработная плата: 70 000 ₽ на руки (чистыми), выплаты строго в срок;
• График: 09:00–17:00 — предсказуемый ритм без сюрпризов;
• Коллектив: молодой, рациональный и адекватный — здесь ценят факты и результаты;
• Офис: стильное пространство с высокими потолками, в 5 минутах от метро.

Важно!

В отклике кратко ответьте на вопрос:

«В коммерческом предложении поставщика указана цена за единицу товара — 1 250 ₽. В спецификации заказчика заложено 18 единиц. В итоговой смете менеджер поставил сумму 22 500 ₽. Опишите ваши действия как проверяющего: что вы сделаете в первую очередь и почему?»