Операционный директор по автоматизации и эффективности процессов (ВЭД)

Описание вакансии

«ФТС-Сервис» — команда специалистов в международной логистике, таможенном оформлении и комплексном сопровождении внешнеэкономической деятельности.

Компания активно растёт, увеличивает объём клиентских операций и развивает внутреннюю инфраструктуру. Поэтому мы ищем операционного директора, который возьмёт на себя задачу превратить ключевые процессы компании в прозрачную, управляемую и автоматизированную систему.

Это роль для руководителя, который умеет не только ставить задачи руководителям подразделений, но и глубоко разбираться в реальных процессах: как лид поступает в работу, как передаётся между отделами, где возникают потери, задержки и ошибки, какие действия можно стандартизировать и автоматизировать в Битрикс24, как проконтролировать маржинальность и дебиторскую задолженность.

Цель роли Выстроить эффективное взаимодействие между отделами исходящих продаж, входящих продаж, сопровождения клиентов, международной логистики и таможенного оформления; внедрить сквозные процессы и автоматизацию в Битрикс24, повысить управляемость, скорость обработки клиентов, качество сервиса и финансовую результативность бизнеса.

Чем предстоит заниматься

• Организовывать операционное управление компанией и координировать работу руководителей ключевых подразделений.
• Выстраивать единый сквозной процесс работы с клиентом: от первого обращения или исходящего контакта до заключения сделки, сопровождения, международной перевозки, таможенного оформления и завершения проекта.
• Настраивать эффективное взаимодействие между отделами исходящих продаж, входящих продаж, сопровождения клиентов, международной логистики и таможенного оформления.
• Исключать «потери» клиентов, заявок, задач и информации при передаче между подразделениями.
• Анализировать существующие бизнес-процессы на уровне конкретных действий сотрудников, выявлять узкие места, дублирование функций, задержки, ошибки и зоны неэффективного использования ресурсов.
• Разрабатывать, внедрять и контролировать исполнение регламентов взаимодействия между подразделениями.
• Формировать понятные правила передачи клиента, сделки, заявки, документов и ответственности между отделами.
• Развивать Битрикс24 как ключевую операционную систему компании: CRM, воронки продаж, карточки сделок, задачи, бизнес-процессы, автоматические уведомления, контроль сроков, отчётность и интеграции.
• Описывать бизнес-требования и готовить технические задания на автоматизацию процессов в Битрикс24 совместно с внутренними и внешними IT-специалистами.
• Контролировать качество внедрения автоматизаций: проверять логику процессов, тестировать решения, собирать обратную связь от сотрудников и дорабатывать функциональность.
• Внедрять автоматическое распределение лидов и задач, контроль обязательных полей, напоминания, эскалации, SLA, шаблоны документов и чек-листы по этапам работы.
• Создавать прозрачную систему контроля этапов: от лида и коммерческого предложения до перевозки, таможенного оформления, оплаты и закрытия сделки.
• Внедрять KPI, SLA и систему план-фактного контроля для подразделений и руководителей.
• Формировать управленческую отчётность по продажам, конверсии, скорости обработки заявок, загрузке сотрудников, срокам исполнения, качеству клиентского сопровождения, маржинальности и финансовым результатам.
• Проводить регулярные операционные совещания: планы, показатели, отклонения, причины проблем, решения, сроки и ответственные.
• Управлять ключевыми внутренними проектами: автоматизация, повышение производительности, развитие клиентского сервиса, оптимизация оргструктуры и масштабирование команды.
• Анализировать эффективность организационной структуры, распределения ролей и зон ответственности; вносить предложения по развитию команды и процессов.
• Контролировать расширение штата, производительность подразделений и использование ресурсов компании.
• Совместно с руководителями подразделений формировать культуру ответственности за сроки, качество результата, дисциплину ведения CRM и клиентский сервис.

Что для нас важно

• Опыт работы операционным директором, исполнительным директором, заместителем генерального директора или руководителем крупного бизнес-блока.
• Практический опыт управления руководителями подразделений и межфункциональными командами.
• Опыт построения, существенной перестройки или масштабирования бизнес-процессов в растущей компании.
• Подтверждённые результаты в цифрах: рост производительности, сокращение сроков, повышение конверсии, снижение ошибок, улучшение клиентского сервиса, рост маржинальности или управляемости бизнеса.
• Опыт внедрения или развития CRM-системы, желательно Битрикс24.
• Понимание возможностей Битрикс24: CRM-воронки, роботы и триггеры, бизнес-процессы, задачи, права доступа, отчётность, интеграции, контроль качества данных.
• Умение переводить бизнес-задачи в понятные регламенты, требования к автоматизации и технические задания.
• Опыт внедрения KPI, SLA, систем мотивации, регулярного менеджмента и управленческой отчётности.
• Понимание управленческой экономики: P&L, выручка, валовая и операционная маржинальность, производительность, фонд оплаты труда, план-фактный анализ.
• Сильные аналитические и организаторские способности.
• Высокий уровень самостоятельности, ответственности, системности и исполнительской дисциплины.
• Готовность лично погружаться в детали процессов, проверять фактическую работу системы и добиваться внедрения решений до результата.

Приоритетен

• Опыт работы в международной логистике, ВЭД, таможенном оформлении, 3PL, экспедировании или B2B-сервисных компаниях.
• Опыт автоматизации процессов продаж и клиентского сервиса.
• Опыт интеграции Битрикс24 с телефонией, почтой, сайтами, мессенджерами, учётными системами, документооборотом или BI-отчётностью.
• Опыт работы в компаниях с несколькими взаимосвязанными подразделениями и длинным циклом оказания услуг.
• Практика внедрения бережливых подходов, процессного управления или проектного офиса.

Почему стоит присоединиться к нам

• Высокий уровень влияния на развитие бизнеса и ключевые управленческие решения.
• Возможность выстроить операционную систему компании практически с нуля и видеть прямой эффект от своих решений.
• Широкие полномочия по мере достижения результатов.
• Работа с растущим бизнесом в перспективной сфере международной логистики и ВЭД.
• Открытая управленческая культура: прямой диалог, конструктивная обратная связь, быстрое принятие и реализация решений.
• Доход от 350 000 ₽ на руки плюс квартальная премия по результатам работы.
• Возможность существенного роста дохода вместе с ростом компании.
• ДМС и ежегодный check-up за счёт компании.
• Современный офис в двух минутах от метро Римская / Площадь Ильича.
• Корпоративные мероприятия, подарки, обучение и профессиональное развитие за счёт компании.
• Команда, в которой ценят инициативу, здравый смысл, критическое мышление, скорость реакции и способность доводить задачи до измеримого результата.

Нам нужен не только стратегический руководитель, но и сильный практик: человек, который способен увидеть проблему в процессе, сформулировать решение, описать его в виде регламента или технического задания, организовать внедрение в Битрикс24 и проконтролировать, что новая система действительно работает в ежедневной деятельности сотрудников.

Ключевые навыки

• Операционное управление
• Автоматизация бизнес-процессов
• Развитие руководителей
• Управление эффективностью
• Организационное развитие
• Бизнес-планирование
• P&L
• KPI
• OKR
• Оптимизация затрат