Lifestyle manager с обязанностями Private Property & Project Manager

Описание вакансии

ВАКАНСИЯ LIFESTYLE MANAGER с обязанностями Private Property & Project Manager:

Идеальный кандидат (рассматриваем исключительно с фотографией):

• Занятость: Full-time, live-out
• Зарплата: От 350 000,00 рублей gross (на испытательном сроке, с дальнейшим ростом);
• Знание языков: Английский (не ниже B2);
• частые разъезды

Образование: высшее;

• Опыт: 5+ лет Lifestyle Management/ Мажордом/ Private Property & Project Manager;
• Медицинская часть: наличие мед.книжки обязательно, готовность проходить чек-апы;
• AI/цифровые инструменты: уверенный пользователь, наличие практического опыты AI;
• Стиль работы: самостоятельный, proactive, discreet, системный;
• Коммуникация: высокая культура речи, дипломатичность;
• Стрессоустойчивость: высокая;
• Высокоорганизованность: высокая;
• Инициативность: высокая;
• Конфиденциальность: готовность подписать NDA

В частную резиденцию требуется Lifestyle Manager для долгосрочной работы.

Позиция предполагает высокий уровень доверия, самостоятельности и конфиденциальности.

Основная задача – снять с работодателя все повседневные организационные вопросы, качественно выполнять поручения, заранее предугадывать потребности, находить лучшие решения и обеспечивать высокий уровень сервиса.

• Основные направления работы:
• Lifestyle Manager
• организация личного расписания (*при необходимости);
• выполнение и контроль личных поручений;
• организация мероприятий, встреч, ресторанов, культурной программы (включая зпоездки);
• поиск необходимых специалистов и сервисов, курирование и контроль их работы;
• организация и контроль подарков, покупок, доставок;
• решение нестандартных бытовых и организационных вопросов;
• ведение списка задач и контроль исполнения;
• быстрое решение нестандартных ситуаций и срочных вопросов;
• организация необходимых мероприятий «под ключ»;
• организационная поддержка резиденции;
• использование ChatGPT и других AI-инструментов;
• работа с Excel / Google Sheets;
• Google Workspace / Microsoft Office;
• ведение цифровых баз;

2. Travel

• контроль международных поездок (в части готовности документов/ билетов/ бронирований отелей и тд.);
• организация досуга в международных поездках, сопровождение (*при необходимости), визуализация маршрутов;
• оперативное решение возникающих вопросов/ проблем;
• при необходимости: взаимодействие с travel-консьержами, отелями, авиакомпаниями и VIP-сервисами.

3. Household

• обеспечение бесперебойной работы дома, высокого уровня бытового сервиса и комфорта;
• координация домашнего персонала, контроль за их работой;
• планирование и организация закупок;
• организация обслуживания дома, участка и хозяйственных построек;
• контроль бытовых задач;
• взаимодействие с сервисными компаниями;
• контроль ремонта и обслуживания техники, бытовых систем;
• ведение базы подрядчиков;
• планирование и контроль бытовых запасов;

4. Wardrobe

• организация гардероба;
• формирование сезонных капсул;
• подбор комплектов;
• организация примерок;
• покупки;
• химчистка;
• ремонт одежды, обуви и аксессуаров;
• сбор и распаковка багажа;
• ведение digital wardrobe.

5. Private Property /Управление объектами строительства, ремонта и реконструкции:

• Взаимодействие со строительными компаниями, контроль их работы;
• Координация одновременно нескольких строительных и ремонтных объектов;
• Ведение общего календаря строительных работ и контроль ключевых сроков;
• Взаимодействие с архитекторами, дизайнерами, инженерами, подрядчиками, прорабами и поставщиками, контроль их работы;
• Организация регулярных встреч и совещаний по объекту;
• Посещение строительных объектов и контроль фактического хода работ;
• Подготовка отчётов для работодателя о статусе каждого объекта;
• Фиксация недочётов и организация их устранения ответственными подрядчиками;
• Контроль сроков производства и доставки заказных позиций;
• Взаимодействие с поставщиками, производителями и подрядными организациями;
• Сбор счетов, актов, договоров и другой документации;
• Ведение реестра расходов и платежей по строительным проектам;
• Своевременное информирование работодателя о существенных изменениях стоимости, сроков или объёма работ;
• Организация приёмки выполненных работ;
• Ведение базы подрядчиков, поставщиков и специалистов;
• Контроль соблюдения внутренних правил объекта и требований работодателя;
• Взаимодействие с управляющими компаниями, техническими службами и эксплуатационным персоналом после завершения строительства;

• Требования:
• высшее образование (наличие нескольких высших образований будет преимуществом);
• опыт работы Lifestyle Manager, Family Office, Head of Private Office
• английский — от B2
• умение предложить 2–3 решения возникшей проблемной ситуации;
• умение общаться как с владельцем бизнеса, так и с водителем, врачом, отелем или сотрудником клининга
• грамотная устная и письменная речь;
• высокий уровень общей культуры;
• развитый эмоциональный интеллект;
• отличные организационные способности;
• самостоятельность;
• внимательность к деталям;
• стрессоустойчивость;
• конфиденциальность;
• готовность к международным поездкам;

• Личные качества:
• Дискретность и абсолютная конфиденциальность;
• самостоятельность, самоорганизованность;
• тактичность и дипломатичность;
• системность;
• внимательность к деталям;
• надежность и порядочность;
• гибкость;
• эмпатия и понимание потребностей клиента;
• высокая культура общения;
• наличие широкого кругозор, умение поддерживать разговор на разные темы;
• высокая обучаемость;
• практичные навыки пользования ИИ;
• практичные навыки владения компьютером и цифровыми сервисами;
• высокая самостоятельность в принятии решений в пределах своей зоны ответственности;
• умение работать без постоянного контроля.

• Условия:
• Работа в Private Office / Family Office.
• Работа с одним работодателем и/или резиденцией.
• Возможность работы в международном формате.
• Возможны частые командировки и сопровождение работодателя.
• Гибкий график в зависимости от задач.
• Высокий уровень конфиденциальности.
• Конкурентная заработная плата в зависимости от опыта и уровня ответственности.
• Долгосрочное сотрудничество.

> Нам нужен не исполнитель поручений, а человек, способный стать правой рукой и самостоятельно управлять большим количеством жизненных процессов.

*! Важно: для финальных кандидатов предусмотрены дополнительные процедуры проверки в рамках политики безопасности Private Office

В сопроводительном письме просьба дать ответы на вопросы, указанные в анкете:

АНКЕТА КАНДИДАТА

1. Расскажите о последних 3 местах работы.

2. Сколько человек одновременно вы обычно обслуживали?

3. Были ли у Вас VIP/private clients?

4. Как долго Вы работали у предыдущего работодателя?

5. Почему завершилось последнее сотрудничество?

6. Какой опыт и есть ли он в курировании строительства объектов?

7. Расскажите о ситуации, когда руководитель дал Вам только общую задачу.

8. Как Вы определяете, когда нужно спросить разрешение, а когда можно действовать самостоятельно?

9. Приведите пример поездки, в которой всё пошло не по плану.

10. Организовывали ли Вы работу домашнего персонала?

11. Какими AI-инструментами пользуетесь? Для каких задач?

12. Какая самая стрессовая рабочая ситуация у вас была?

13. Что вы делаете, если одновременно возникают пять срочных задач?

Ключевые навыки

• Английский язык
• Организация деловых встреч
• Заключение договоров
• Планирование бюджета
• Менеджмент качества
• Планирование ресурсов
• private office
• Project management
• Организаторские навыки
• Организация мероприятий
• Работа с большим объемом информации
• Управление командой
• Руководство коллективом
• Организация деловых поездок
• Организация встреч
• Управление временем