Администратор частной клиники

Описание вакансии

«Интегра» — медицинский центр, в котором работают врачи-психотерапевты и психологи. Мы проводим индивидуальные консультации, групповую психотерапию и психообразовательные программы.

Ищем внимательного и организованного администратора. Ваша задача — помочь человеку разобраться в порядке обращения, организовать запись и обеспечить согласованную работу приёмов, документов и оплат.

К нам могут обращаться люди, испытывающие тревогу, растерянность или эмоциональные трудности. Поэтому мы особенно ценим спокойное, уважительное общение, деликатность и соблюдение конфиденциальности.

В ваши задачи будут входить:

• Встреча пациентов. Помогать с организационными вопросами, объяснять порядок посещения и обеспечивать комфортные условия ожидания.
• Обработка обращений. Отвечать на звонки и сообщения, рассказывать об услугах, специалистах, стоимости и форматах работы. Помогать выбрать вариант записи по установленным алгоритмам, передавать медицинские вопросы специалистам.
• Ведение расписания. Записывать на консультации и групповые программы, согласовывать переносы и отмены, подтверждать визиты за 24 часа. Учитывать запрос пациента, профиль и доступность специалистов.
• Работа в медицинской информационной системе — МИС. Поддерживать актуальность записей и контактных данных, фиксировать источник обращения, подтверждения визитов и оплаты.
• Документооборот. Подготавливать и печатать договоры и акты, помогать с оформлением документов, соблюдать порядок их хранения. Обрабатывать официальную почту и регистрировать входящие письма.
• Учёт оплат. Фиксировать оплату услуг, в том числе через СБП, участвовать в ежемесячной сверке с банковскими выписками, сообщать об обнаруженных расхождениях.
• Обратная связь. Собирать отзывы о качестве обслуживания, предлагать пациентам добровольно поделиться впечатлениями, отслеживать опубликованные отзывы и передавать обращения руководителю.
• Организация работы центра. Взаимодействовать со специалистами, следить за порядком и готовностью зоны ожидания и кабинетов, сообщать о технических и хозяйственных проблемах.
• Отчётность. Готовить установленные административные отчёты по обращениям, записям и выполненным задачам.

Мы ожидаем, что вы:

• Грамотно и доброжелательно общаетесь устно и письменно.
• Умеете внимательно выслушать человека, уточнить его вопрос и понятно объяснить следующий шаг.
• Сохраняете спокойствие при недовольстве посетителей и умеете вовремя подключить руководителя или специалиста.
• Аккуратно работаете с расписанием, документами, суммами и персональными данными.
• Уверенно пользуетесь компьютером, электронной почтой, мессенджерами и таблицами; готовы освоить МИС.
• Умеете расставлять приоритеты, доводить задачи до завершения и передавать незавершённые вопросы следующей смене.
• Соблюдаете конфиденциальность и профессиональные границы.

Преимуществом будет опыт работы администратором медицинского или психологического центра, работы с МИС, расписанием специалистов и учётом оплат.

Условия работы:

• Оформление по трудовому договору.
• Работа в центре по адресу: г. Уфа, ул. Ф. Гаскарова 7, оф.1
• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00, обеденный перерыв — 1 час. Выходные - суббота, воскресенье.
• Заработная плата: 45 000 ₽ на руки.
• Дополнительные часы и смены: по согласованию возможные вечерние смены и смены в выходные за дополнительную оплату.
• В работе используются инструкции, телефонные скрипты и материалы об услугах центра.

Для отклика направьте резюме и коротко расскажите о своём опыте общения с посетителями, работы с расписанием и документами.

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Медицинская документация
• Прием посетителей
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Электронная почта
• Кассовые операции
• Администрирование
• Работа с оргтехникой
• Ведение документации
• Работа с жалобами клиентов
• Проведение инвентаризаций