Ведущий специалист (Помощник руководителя/делопроизводитель)

Описание вакансии

Министерство транспорта и дорожного хозяйства Тульской области приглашает на вакансию помощника руководителя/делопроизводителя. Обязанности:

• Регистрация и работа с обращениями граждан (контроль сроков за группами документов, внесение данных в ССТУ, работа с соц. сетями (ПОС и т.д.) ОНФ, личный прием граждан).
• Размещение информации на сайте министерства, работа с архивом и номенклатурой.
• Ознакомление сотрудников с некоторыми документами под подпись.
• Работа в системе электронного документооборота (входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы).
• Прием поступающей на рассмотрение корреспонденции, передача ее в соответствии с резолюцией в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства, выполнение операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Отслеживание сроков подготовки документов исполнителями, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления и редактирование подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителю.
• Ведение телефонных переговоров руководителя, фиксация информации в его отсутствие, доведение до сведения руководителя.
• Подготовка писем, запросов по поручению руководителя.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня, их регистрация).
• Ознакомление с приказами и распоряжениями сотрудников учреждения.
• Осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.
• Прием посетителей, оперативное рассмотрение просьб и предложений сотрудников.
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности и сдачи в установленные сроки в архив, поиск документов.

Требования:

• высшее образование
• умение работать в АСЭД "Дело"
• навыки делового письма, грамотная устная и письменная речь

Условия:

• социальный пакет
• материальная помощь к отпуску.

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Пользователь ПК
• Электронный документооборот
• входящая документация
• Бумажный документооборот