Ассистент Департамента

Описание вакансии

Мы ищем ассистента Департамента, который станет организационным центром команды: будет вести календари, готовить материалы к встречам, протоколировать совещания и помогать руководителю и сотрудникам фокусироваться на основных задачах. Роль подойдёт как начинающему специалисту, так и ассистенту с небольшим опытом, который хочет расти в бизнес-среде.

Чем предстоит заниматься:

• Организация работы подразделения:

Ведение и координация календарей встреч участников команды, подбор удобных слотов, бронирование переговорных и ВКС (Zoom / Teams / Google Meet)

Контроль дедлайнов и задач команды, своевременные напоминания сотрудникам и руководителю

• Совещания и протоколы:

Присутствие на внутренних и внешних встречах, ведение протоколов Фиксация решений, задач, ответственных и сроков; рассылка итогов участникам

Контроль исполнения поручений по итогам встреч (follow-up)

• Подготовка материалов:

Подготовка презентаций бизнес-уровня (PowerPoint) на основе предоставленных материалов

Ведение и актуализация рабочих таблиц, трекеров, дашбордов (Excel / draw)

Поддержка базы знаний/документации подразделения в Confluence: структурирование страниц, обновление документов, оформление по шаблонам

Подготовка писем, служебных записок, информационных справок Перевод коротких деловых материалов с/на английский язык

Поиск и систематизация информации по запросу руководителя (ресёрч)

• Travel-поддержка, администрирование:

Организация командировок сотрудников: билеты, гостиницы, трансферы, визы

Подготовка авансовых отчётов и закрывающих документов, взаимодействие с бухгалтерией и travel-отделом

Работа с внутренними сервисами компании: заявки, согласования, документооборот

Контроль бюджета подразделения, отчетность по план/факту

Мы ждем, что Вы:

• Имеете высшее образование (возможно последние курсы бакалавриата/магистратуры)
• Знаете английский язык на уровне Upper-Intermediate / Advanced (свободная устная и письменная коммуникация, деловая переписка, участие во встречах)
• Имеете грамотную устную и письменную речь на русском языке
• Являетесь уверенным пользователем ПК: MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Имеете навыки подготовки презентаций делового уровня — чистая вёрстка, работа с шаблонами, базовое понимание визуальной логики слайдов
• Имеете опыт работы с Confluence и Jira (или готовы быстро освоить)
• Обладаете такими качествами, как: коммуникативность, самоорганизация, готовность работать в режиме многозадачности, проактивность, обучаемость, стрессоустойчивость, ответственность

Ключевые навыки

• Работа с большим объемом информации