Помощник руководителя ПТО

Описание вакансии

Приглашаем в команду помощника руководителя ПТО. Это роль для специалиста, который любит порядок в документах, умеет держать в фокусе множество задач и готов быть надёжной опорой руководителя: контролировать сроки, коммуникацию, договорную и исполнительную документацию. Если вы внимательны, организованны и хотите работать в сильной команде — будем рады знакомству!

Основной фокус: помощь руководителю ПТО, офисные задачи, поиск информации, коммуникация и контроль поручений.

Обязанности:

• Ведение реестра документации, договоров подряда, поставки, оказания услуг, реестров паспортов, сертификатов; контроль сроков их действия и исполнения (включая гарантийные обязательства).
• Проверка соблюдения сроков подготовки исполнительной документации.
• Заполнение документов по шаблонам (актов, ведомостей и т.д.), участие в разработке документации, контроль комплектности и качества.
• Взаимодействие с контрагентами по телефону, почте и в мессенджерах.
• Подготовка и направление контрагентам официальной корреспонденции, претензий, уведомлений в рамках договорных отношений.
• Контроль за наличием полного пакета закрывающих документов (счета, акты, справки и т.д.) по договорам.
• Взаимодействие с бухгалтерией по расхождениям оплаты.
• Помощь и консультирование подрядчиков и партнеров по документам и оплатам.
• Принятие решений по общим организационным вопросам, взаимодействие со смежными отделами: финансовым, юридическим, отделом комплектации, сметно-договорным отделом, субподрядчиками.
• Разрешение спорных ситуаций с контрагентами и клиентами в рамках своей компетенции.
• Рассмотрение поступающих претензий и направление мотивированных ответов (совместно с ответственными службами).
• Сверка, сопровождение и контроль отправки и получения оригиналов договоров / дополнительных соглашений / спецификаций / протоколов.
• Отслеживание исполнения договоров, анализ хода исполнения сторонами обязательств, обработка и проверка отчетных документов по результатам исполнения договоров.
• Подготовка отчетов по статусам оплат и документального закрытия проектов.
• Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения; обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства; организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения.
• Составление и ведение архива документов, реестров, договоров со снабжающими организациями, работа с проектной документацией, сбор и упорядочивание информации в архив организации.
• Выполнение отдельных поручений руководителя.

Требования:

• Высшее техническое (строительное) образование.
• Опыт работы в ПТО от 2 лет, желательно в сфере монтажа инженерных систем (тепловые пункты, котельные, отопление, водоснабжение, электроснабжение).
• Знание нормативных правовых актов и документов системы технического регулирования и стандартизации в сфере строительства.
• Уверенный пользователь ПК: знание Word, Excel, офисной оргтехники.
• Стрессоустойчивость, трудолюбие, самоорганизованность, умение работать в режиме многозадачности.
• Внимательность, ответственность и аккуратность в работе с документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение работать в коллективе, доброжелательность.
• Навыки деловой переписки.
• Внимательность к деталям, ответственность за сроки, умение отстаивать интересы компании перед заказчиками.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ.
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00 (сб, вс — выходные).
• Заработная плата выплачивается 2 раза в месяц, оплачиваемый отпуск, больничный.
• Работа в сильной и дружной команде в комфортабельном офисе.