Офис-менеджер / Администратор ресепшен

Описание вакансии

BI Property ищет не просто администратора на ресепшен, а очень собранного, быстрого и инициативного человека, который станет центром офисной жизни и поможет команде держать всё под контролем.

Это роль для человека, которому нравится быть в движении: встречать гостей, организовывать встречи, быстро решать вопросы, создавать порядок и делать красивые презентации, когда «нужно было ещё вчера».

Вы будете работать на ресепшен, но задачи шире классической административной функции. Здесь важны самостоятельность, хороший вкус, сервисность и умение не теряться, когда одновременно звонит телефон, приезжают гости, начинается встреча и нужно срочно подготовить материалы.

Чем предстоит заниматься

• Встречать и сопровождать гостей, создавать первое впечатление о компании.
• Организовывать работу зоны ресепшен и поддерживать высокий уровень сервиса.
• Вести календари руководителей и команды: планировать встречи, подтверждать участников, контролировать изменения.
• Готовить переговорные и конференц-залы к встречам: рассадка, техника, вода, чай/кофе, материалы.
• Создавать и отправлять ссылки на онлайн-встречи, подключать участников, помогать с Zoom, Teams и другими сервисами.
• Координировать внутренние и внешние встречи, совещания, небольшие мероприятия.
• Готовить презентации, шаблоны, материалы для встреч и оперативные визуальные документы.
• Работать в PowerPoint, Canva и других современных инструментах для создания понятных и аккуратных презентаций.
• Взаимодействовать с внутренними службами, курьерами, подрядчиками и сотрудниками по административным вопросам.
• Вести входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать документы и организационные задачи офиса.
• Помогать команде в ежедневных вопросах и замечать то, о чём ещё не успели попросить.

Кого мы ищем

• С опытом работы офис-менеджером, администратором ресепшен, бизнес-ассистентом или в клиентском сервисе.
• С отличными навыками организации: умеете держать в голове много задач, быстро расставлять приоритеты и ничего не упускать.
• С сильным навыком создания презентаций: PowerPoint обязателен, Canva будет большим преимуществом. Портфолио или примеры работ приветствуются.
• С уверенным владением MS Office, Google Workspace, календарями и сервисами для онлайн-встреч.
• Человека, который быстро ориентируется в новых программах и интересуется современными digital- и AI-инструментами. Интерес к vibe coding будет преимуществом.
• С грамотной устной и письменной речью на русском и казахском языках. Английский будет плюсом.
• Доброжелательного, искреннего и открытого в коммуникации человека с хорошим сервисным подходом.
• Проактивного коллегу: не ждёте, пока вам трижды напомнят, а сами видите задачу и предлагаете решение.
• Стрессоустойчивого человека, который сохраняет спокойствие и качество работы в высоком темпе.
• С вниманием к деталям, хорошим вкусом, опрятным внешним видом и соблюдением делового стиля.

Важно Эта вакансия не подойдёт тому, кто ищет спокойную работу только на входящей корреспонденции и встрече посетителей.

Нам нужен человек, который любит скорость, людей, порядок, умеет качественно оформлять материалы и готов быть настоящей опорой для команды в ежедневной организации работы.

Что предлагаем

• Работу в сильной команде BI Property, входящей в структуру BI Group.
• Официальное трудоустройство.
• Современную деловую среду и задачи, где можно проявлять инициативу.
• Возможность развивать административные, организационные и презентационные навыки.
• Профессиональный и карьерный рост внутри холдинга.

В сопроводительном письме просим коротко написать:

• Где вы работали в административной функции.
• В каких программах создаёте презентации.
• Приложить ссылку или примеры 2–3 презентаций, которые делали самостоятельно.

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Деловая коммуникация
• Поддержка работы офиса
• Административно-хозяйственная деятельность
• Документальное сопровождение
• Деловая этика
• исполнение поручений руководителя
• Прием посетителей