Офис-менеджер

Описание вакансии

• Обязанности:
• Прием и диспетчеризация входящих звонков, внесение информации в корпоративную базу CRM;
• Заказ билетов, гостиниц, такси для сотрудников и партнеров, контроль документооборота по данным заказам;
• Ведение базы CRM по сотрудникам;
• Документооборот, отправка и получение почты ;
• Заказ и контроль расходования канцтоваров,бытовой химии;
• Работа с документами и оргтехникой;
• Ведение отчетности в принятом формате, своевременное предоставление отчетов, документов;
• Ведение деловой переписки;
• Участие в организации выставок, др. мероприятиях;
• Актуализация списка номеров телефонов и адресов эл. почты сотрудников, оформление и рассылка телефонного листа;
• Оформляет доверенности на сотрудников на право пользования служебным автотранспортом, оформляет Журнал учета использования служебного автотранспорта, сверка данных в маршрутных листах и в CRM;
• Заказывает и аннулирование SIM-карты для сотрудников, услуги роуминга по поручению сотрудников, ведет учет расходов на мобильную связь по всей компании, учитывает выдачу SIM-карт сотрудникам;
• Делопроизводство компании, ведение архива документов;
• Оформление всех видов деклараций на оборудование, разрешительной документации;

—Приготовление кофе/чая для руководства и для гостей в переговорной комнате, уборка посуды в кабинете руководителя и в комнате для переговоров, бронирование переговорных комнат;

• Отслеживание наличия денежных средств на топливных картах и формирование отчетов по транзакциям;
• Проверка авансовых отчетов перед подачей гл.бухгалтеру;
• Формирование отчетов/писем и их отправка в различные инстанции (областные Министерства и ведомства);

—Оформление полисов ОСАГО,КАСКО;

—Оформление приказов;

—Подготовка данных для передачи в государственные органы (СФР,Ростат);

—Отслеживание сроков оплат и поставок по действующим договорам;

—Заключение договоров с поставщиками услуг;

—Обучение работников и проведение инструктажей;

—Ведение журналов;

—Сбор счетов для проектов;

—Запрос авктов0сверок с контрагентами;

• Выполняет поручения Руководства

Необходимые компетенции:

• Стремление работать на командный результат;
• Умение находить и реализовывать не стандартные эффективные решения, креативность;
• Умение легко налаживать отношения с коллегами, клиентами, выявлять и удовлетворять потребности;
• Умение создать позитивный настрой в работе, огромное желание работать и развиваться;
• Умение ясно и четко формулировать мысли, аргументировать свою точку зрения;
• Способность принимать согласованные решения в сложных ситуациях, анализировать последствия, нести за них ответственность;
• Умение эффективно организовать деятельность и время как свое, так и коллег, выделять приоритеты;
• Способность анализировать деятельность как свою, так и офиса, совершенствовать технологии работы.

Требования:

• Высшее образование, как преимущество знание немецкого / английского языка,
• Навыки продвинутой работы ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint);

—Грамотная речь, желание общаться с людьми, достигать поставленных согласованных целей,

• Отличная память, внимание, аккуратность, умение работать в ситуации многозадачности, стрессовых ситуациях, знание делового этикета, высокая работоспособность

Условия:

​​​​​— Официальное оформление по ТК РФ, стабильная «белая» заработная плата; — Возможность профессионального роста;

• Рабочий день (пн-пт, с 9:00 до 18:00); — Испытательный срок 3 месяца.
• Офис: Саратов, Буровая улица, 22