Бизнес-ассистент/ Помощник руководителя

Описание вакансии

Внимание: отклики принимаем до 15.10.

PCBTeach — Академия программирования электронных устройств.

С 2022 года мы развиваем инженерное образование: создаём практические курсы, проводим экспертные вебинары и выпускаем образовательный контент по электронике. Наши ученики — инженеры-разработчики, а корпоративные заказчики — предприятия России и СНГ.

За годы работы мы обучили более 1300 технических специалистов, среди наших корпоративных клиентов — более 300 предприятий по всей России и СНГ. Каждый день мы помогаем инженерам развивать профессиональные навыки, а компаниям — повышать квалификацию сотрудников и закрывать кадровый дефицит.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента / помощника руководителя — человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя значительную часть организационных и операционных процессов.

Нам нужен не просто исполнитель поручений. Мы ищем человека, который способен разобраться практически в любой новой задаче, найти решение, самостоятельно увидеть, что требует внимания, проконтролировать результат и предупредить проблему до того, как она возникнет.

Если вам нравится наводить порядок в процессах, держать в голове общую картину, быстро переключаться между разными задачами и влиять на результат — эта позиция может стать для вас следующим профессиональным шагом.

Просим Вас откликаться на вакансию, если Вам понятен круг задач и Вы абсолютно уверены, что сможете с ними справиться.

Чем предстоит заниматься:

1. Организация работы руководителя.

• Контролировать договорённости, сроки и поручения.
• Фиксировать поступающую информацию, задачи, идеи и решения и следить, чтобы ничего не терялось.
• Готовить необходимую информацию к встречам и рабочим обсуждениям.
• Вести деловую переписку и помогать руководителю в коммуникации с сотрудниками, клиентами и подрядчиками.
• Выполнять рабочие и отдельные личные поручения руководителя.
• Быстро находить необходимую информацию и предлагать оптимальные варианты решения задачи.

2. Операционная деятельность.

• Вести задачи и проекты в таск-менеджере Asana/ Weeek.
• Контролировать сроки, ответственных и выполнение договорённостей.
• Проверять результаты работы сотрудников и подрядчиков, при необходимости направлять задачи на доработку.
• Собирать показатели работы и готовить понятную сводную информацию для руководителя.
• Вести таблицы, документы, реестры, отчёты и внутренние базы.
• Создавать чек-листы, шаблоны, инструкции и помогать систематизировать рабочие процессы.
• Участвовать в оптимизации бизнес-процессов, расходов, времени и других ресурсов компании.

3. Работа с документами, клиентами и подрядчиками.

• Готовить договоры по шаблонам, счета, акты и другие рабочие документы.
• Контролировать получение и отправку документов.
• Взаимодействовать с клиентами, поставщиками и подрядчиками по текущим вопросам.
• Искать и предварительно отбирать подрядчиков и специалистов под конкретные задачи.
• Контролировать договорённости и результаты их работы.

4. Организационные и представительские задачи.

• Организовывать онлайн-встречи, совещания и рабочие мероприятия.
• Искать информацию, сервисы, специалистов, площадки и другие необходимые решения.
• Организовывать отдельные представительские и административные задачи.
• При необходимости помогать с организацией поездок, мероприятий, закупок и других текущих вопросов.

5. Маркетинг и развитие.

• Собирать и анализировать информацию о конкурентах.
• Помогать с отдельными задачами по сайту и онлайн-сервисам компании.
• При необходимости подключаться к задачам, связанным с социальными сетями, Telegram, VK, YouTube и ботами.
• Работать с показателями и статистикой по отдельным маркетинговым направлениям.
• Участвовать в новых проектах и постепенно брать на себя новые зоны ответственности.

Задачи будут разноплановыми. Поэтому нам нужен тот самый «многорукий-многоног» — человек, который не говорит «я такого раньше не делал», а способен разобраться, найти информацию, предложить решение и довести задачу до результата.

Нам подойдёт человек, который:

• Имеет опыт работы бизнес-ассистентом / помощником руководителя от 1 года.
• Умеет не только выполнять поручения, но и самостоятельно видеть задачи и следующие шаги.
• Мыслит аналитически и умеет работать с цифрами и большим объёмом информации.
• Быстро обучается и способен самостоятельно разобраться в новом инструменте или процессе.
• Умеет расставлять приоритеты и не теряется в условиях многозадачности.
• Привык записывать любую важную информацию: задачи, поручения, договорённости и идеи.
• Внимателен к деталям и проверяет результат своей работы.
• Проактивен: не ждёт постоянных инструкций и предлагает варианты решения.
• Дисциплинирован и несёт ответственность за сроки и конечный результат.
• Обладает грамотной устной и письменной русской речью.
• Умеет корректно и уверенно общаться с сотрудниками, клиентами и подрядчиками.
• Обладает высоким уровнем стрессоустойчивости и сдержанности.
• Умеет сохранять позитивный настрой даже при большом количестве задач.
• Обладает гибкостью мышления и способен быстро перестраиваться при изменении приоритетов.
• Включён в работу и способен не только выполнять задачу, но и думать о том, какой результат нужен руководителю и компании.
• Амбициозен, хочет профессионально расти и постепенно брать на себя больше ответственности.

Для нас особенно важна скорость — в реакции, коммуникации, поиске информации и выполнении задач. При этом скорость не должна достигаться за счёт качества и внимательности.

Инструменты:

Важно уверенно работать с сервисами:

• Google Docs, Google Таблицы и Google Формы;
• таск-менеджеры и системы управления проектами, например Asana и аналоги;
• CRM и другие рабочие онлайн-сервисы;
• современные AI-инструменты: ChatGPT, Claude и другие;
• инструменты для работы с социальными сетями и онлайн-платформами.

Будет преимуществом:

• Опыт ведения собственного бизнеса или самостоятельного проекта.
• Опыт оптимизации бизнес-процессов, финансовых или временных показателей.
• Опыт работы с социальными сетями: Telegram, VK, YouTube, ботами.
• Опыт работы в онлайн-образовании.
• Опыт работы с GetCourse.
• Опыт работы с CRM и системами управления задачами.
• Понимание интернет-маркетинга и умение анализировать показатели рекламы.
• Техническое образование или опыт работы с техническими/IT-проектами.

Что мы предлагаем:

Доход и прозрачная мотивация

• На период испытательного срока — 100 000 ₽ на руки в месяц.
• Испытательный срок — до 3 месяцев. Если вы быстро войдёте в должность и покажете необходимый уровень самостоятельности и результата, он может быть сокращён.
• После испытательного срока — совокупный доход от 150 000 до 250 000 ₽ на руки в зависимости от результатов работы.
• Прозрачная система мотивации: вы понимаете, от чего зависит ваш доход.
• Потолка в развитии дохода нет — на него можно влиять своими результатами. Подробнее расскажем на собеседовании.
• Своевременные выплаты без задержек.

Формат работы:

• Полностью удалённая работа.
• График 5/2, с 09:00 до 18:00, час на обед.
• Необходимо быть на связи по телефону и в рабочих мессенджерах с 09:00 до 20:00 и оперативно реагировать на важные рабочие вопросы.
• Оплата необходимых для работы сервисов и телефонии.
• Оформление по ТК РФ либо сотрудничество по ГПХ с самозанятым.

Дополнительные возможности:

• ДМС со стоматологией после 6 месяцев работы.
• Оплачиваемый отпуск после 12 месяцев работы.
• Ежегодная премия за выслугу лет в соответствии с корпоративной политикой компании.
• Подарки на праздники и значимые события.
• Возможность учиться бизнесу и развивать бизнес-мышление, работая непосредственно с руководителем.
• Минимум лишней бюрократии и открытое руководство.
• Карьерный рост до руководителя направления.
• Работа в амбициозной, быстро развивающейся компании с возможностью увеличивать свою зону ответственности и доход.

Оплачиваемая стажировка:

Перед выходом на работу предусмотрена двухнедельная оплачиваемая стажировка и обучение.

Как проходит отбор:

1. Отклик с сопроводительным письмом.

Расскажите кратко о своём опыте работы с руководителем и почему вас заинтересовала именно эта позиция.

Уверены, Вы отлично владеете ИИ, но в отклике хотим увидеть письмо, написанное Вами самостоятельно)

2. Заполнение небольшой анкеты.

3. Выполнение тестового задания.

4. Первая онлайн-встреча с представителем компании.

5. Онлайн-собеседование с руководителем.

6. Оплачиваемая двухнедельная стажировка и обучение.

7. Предложение о работе.

Если вам важно не просто закрывать задачи, а понимать бизнес, видеть общую картину, влиять на процессы и расти вместе с компанией — будем рады познакомиться.

Ключевые навыки

• Работа с большим объемом информации
• Организаторские навыки
• Документооборот
• Деловое общение
• Работа с базами данных
• Google Docs
• Анализ финансовых показателей
• Анализ бизнес показателей
• Подготовка отчетов
• Статистический анализ
• Подбор персонала
• Исполнение личных поручений руководителя
• Аналитическое мышление
• Уверенный пользователь ПК
• Skype