Координатор по документообороту

Описание вакансии

Аdviros (ex. Manpower) и наш клиент, американская компания, крупный производитель фармацевтических, санитарно-гигиенических, косметических товаров, а также медицинского оборудования, ищет сотрудника на позицию Координатор по документообороту

Обязанности:

• Административная поддержка и документооборот - административная поддержка в координации документооборота в соответствии с задачами и бизнес-процессами структурных подразделений Клиента.
• Оказание поддержки в координации взаимодействия с поставщиками по вопросам получения корректных документов по проектам (в том числе, но не ограничиваясь: договоров, соглашений, актов, писем, отчетов, расчетов и др.) и отправки поставщикам документов по запросу Клиента.
• Администрирование процесса авторизации договоров, соглашений, приложений и пр. документов в системе авторизации Клиента. Подготовка драфтов документов по шаблонам/ инструкциям по запросу Клиента.
• Поддержка в осуществлении контроля и отслеживание статуса оплат проектов структурных подразделений Клиента, контроль корректности предоставляемых поставщиками документов, подготовка по шаблонам Клиента сопроводительных и уточняющих документов (при необходимости).
• Поддержка во внесении изменений в документы подразделения Клиента в случае изменений законодательства и внутренних политик и процедур Клиента, включая документы, передаваемые в оплату.
• Участие в проектах подразделения Клиента (подготовка информации и статистических данных по запросу Клиента, ведение протоколов встреч по проектам Клиента, отправка коммуникаций участникам проекта и пр.)
• Административная поддержка структурного подразделения Клиента по запросам (включая запросы на организацию встреч, подготовку информации, отправку/получение корреспонденции, организацию командировки и мероприятия и др.)

Требования:

• Аналогичный опыт работы с большим количеством номенклатуры из сферы - фарма/косметика в международной компании
• Английский язык от Intermediate и выше
• Практический опыт ведения документооборота в рамках организации мероприятий
• Уверенный пользователь -ПК, Outlook, Excel, Word, Power Point и других программ.
• Ответственность, умение аналитически мыслить, готовность к быстрому ритму и большому объему информации.

Условия:

• Оформление по ТК РФ (В кадровое агентство Адвирос, аутсорс) проект до 28.02.2028г на декретную позицию;
• ДМС с первого дня, компенсация обедов и мобильной связи;
• график работы 5/2, 09:00-18:00, гибридный формат 3(дня офис)-2 (дома);
• комфортный офис в БЦ Крылатские Холмы, бесплатный трансфер до БЦ;

Уважаемые соискатели! Просьба в отклике указать:

Название фарм/медтех-компании, где вы работали.

Ежемесячный объём документооборота (сколько договоров/актов/писем вы вели).

Ключевые навыки

• Документооборот
• Работа с большим объемом информации
• Работа с базами данных
• Электронный документооборот
• Английский язык
• Деловая корреспонденция
• протоколы встреч