Администратор (Помощник руководителя)

Описание вакансии

Белорусская компания ООО "Бел Денаир" является дочерней организацией головной компании "Денаир" в Китае.

DENAIR является Китайско-Немецкой венчурной корпорацией считающейся одной из лидирующих в производстве компрессорного оборудования расположенной в Китае, г. Шанхай. Корпорация была основана в 1998 г., на сегодняшний день имеет более 500 работников. Нашей целью является предоставление исключительного обслуживания нашим клиентам в комплексе с качественной продукцией и энергосберегающих решений.

Руководство ищет сотрудника на должность "Помощник директора" в дочернюю компанию ООО "Бел Денаир" в офис в г. Минске.

Данная должность определяет следующую специфику работы:

1. Администратор ресепшн и работа с гостями -

• Ответ на телефонные звонки многоканального телефона, регистрация информации и переключение звонков.
• Прием посетителей, их сопровождение, предложение напитков и уведомление соответствующих сотрудников.
• Обработка входящей и исходящей корпоративной почты и курьерских отправлений, их учет и регистрация.

2. Делопроизводство и управление документацией-

• Подготовка, печать, копирование и архивирование различных корпоративных документов, уведомлений, отчетов и т.д.
• Составление, систематизация и распространение протоколов совещаний.
• Управление корпоративным архивом, договорами, печатями и штампами, обеспечение их безопасности и правильного использования.
• Управление файлами во внутренней базе знаний компании или на общих сетевых дисках.

3. Организация встреч и мероприятий-

• Бронирование переговорных комнат, согласование времени встреч, подготовка необходимого оборудования (проектор, аудиосистема и т.д.) и материалов.
• Организация, координация и помощь в проведении внутренних корпоративных мероприятий, таких как ежегодные собрания, тимбилдинги, празднования, конференции и т.д.
• Поддержание ежедневного порядка и чистоты в переговорных комнатах.

4. Поддержание рабочей среды и управление активами-

• Поддержание чистоты и безопасности в офисных помещениях, контроль за работой клинингового персонала.
• Управление закупкой, распределением и учетом запасов канцелярских товаров и расходных материалов.
• Управление основными средствами компании (например, компьютеры, принтеры, мебель), ведение реестра и проведение регулярных инвентаризаций.
• Организация ремонта и обслуживания офисной техники (например, принтеры, копировальные аппараты).

5. Хозяйственная поддержка и административные задачи-

• Выполнение повседневных задач, таких как изготовление визитных карточек сотрудников, распределение рабочих мест.
• Обновление списков визитных карточек сотрудников и внутреннего телефонного справочника.
• Помощь в бронировании авиабилетов и гостиниц для командировок сотрудников (в некоторых компаниях этим занимается отдел кадров или специальный отдел по командировкам).
• Взаимодействие с управляющей компанием, поставщиками (например, услуги по озеленению, доставка воды, уборка) и расчеты с ними.

6. Другая вспомогательная работа-

• Помощь отделу кадров в оформлении приема на работу, увольнения, перевода сотрудников и других связанных процедур, например, подготовка рабочих мест, канцелярских принадлежностей, пропусков.
• Помощь финансовому отделу в обработке простых административных расходов, их статистическом учете.
• Выполнение других временных задач, порученных непосредственным руководителем.

Работа располагается на месте работадателя - офисное здание на ул. Фабрициуса 8б. к1. Возможен разъездной формат работы (забрать-привезти документы).

*** Очень важный фактор - Неофициальное трудоустройство

Ключевые навыки

• Точность и внимательность к деталям
• Деловое общение
• Ответственное хранение
• Документальное сопровождение
• Документооборот