Менеджер по сопровождению клиентов/Customer Service Manager (экспорт)

Описание вакансии

Обязанности:

Сопровождение экспортных заказов

• Заведение и ведение экспортных заказов в 1С.
• Проверка наличия товара, координация резервирования и сборки заказов.
• Контроль готовности заказов к отгрузке и соблюдения согласованных сроков.
• Проактивное выявление рисков задержек, дефицита товара, ошибок в документации или иных препятствий для отгрузки.
• Своевременное информирование внутренних и внешних участников процесса о статусе заказа, рисках и необходимых действиях.
• Координация решения операционных вопросов, возникающих в процессе исполнения экспортных заказов.

Взаимодействие с подразделениями и партнёрами

• Взаимодействие со складом, логистикой, бухгалтерией, коммерческой командой и другими подразделениями по вопросам исполнения экспортных заказов.
• Самостоятельное ведение деловой переписки с зарубежными партнёрами по заказам, срокам, отгрузкам и документации.
• Согласование экспортных документов с партнёрами.
• Оперативное уточнение требований партнёров к комплекту документов, упаковке, маркировке и отгрузке.
• Эскалация критических вопросов ответственным сотрудникам при невозможности решить их в рабочем порядке.

Экспортная документация

• Подготовка стандартного комплекта экспортных документов: спецификаций, инвойсов, упаковочных листов и иных сопроводительных документов.
• Подготовка инвойсов после обязательного согласования с бухгалтерией.
• Координация подготовки транспортных и таможенных документов.
• Контроль полноты, корректности и своевременной готовности комплекта документов по каждой отгрузке.
• Ведение документооборота и архива по экспортным заказам.
• Контроль передачи оригиналов документов на склад для отправки вместе с грузом. Физическую передачу документов выполняет склад.

Международная сертификация

• Поддержка процессов международной сертификации продукции для целевых рынков.
• Сбор документов, данных и материалов, необходимых для прохождения сертификации.
• Координация предоставления информации между внутренними подразделениями, зарубежными партнёрами, сертификационными органами и другими участниками процесса.
• Подготовка, систематизация и перевод документов для международной сертификации.
• Контроль комплектности, актуальности и хранения сертификационной документации.
• Ведение реестра сертификатов, статусов заявок, сроков действия и необходимых последующих действий.
• Контроль своевременного продления, обновления или предоставления сертификационных документов по запросу партнёров и внутренних подразделений.

Требования

• Опыт работы в Customer Service, экспортной логистике, ВЭД, сопровождении международных заказов или в аналогичной операционной роли.
• Уверенное владение 1С и офисными программами.
• Понимание полного цикла экспортной отгрузки и состава экспортных, транспортных и таможенных документов.
• Владение английским языком на уровне не ниже B2: деловая переписка, работа с экспортной и сертификационной документацией, коммуникация с иностранными партнёрами.
• Уверенное использование ИИ-инструментов в рабочих задачах: подготовка и перевод деловой переписки и документов, структурирование информации, создание черновиков, поиск и первичная проверка данных.
• Умение работать с большим объёмом документов, задач и параллельных процессов без потери качества и сроков.
• Внимательность к деталям, системность, высокий уровень ответственности.
• Самостоятельность, инициативность и готовность проактивно выявлять и предотвращать операционные риски.
• Развитые навыки коммуникации и координации взаимодействия между несколькими участниками процесса.
• Опыт участия в международной сертификации продукции будет преимуществом.

Ожидаемые результаты работы

• Все экспортные заказы своевременно и корректно заведены в 1С, подтверждены, скоординированы и подготовлены к отгрузке.
• Наличие товара, резервирование, сборка и готовность заказов контролируются в установленные сроки.
• Риски задержек, дефицита, ошибок или неполного комплекта документов выявляются заранее и своевременно отрабатываются.
• По каждой отгрузке подготовлен и согласован полный корректный комплект экспортных, транспортных и таможенных документов.
• Коммуникация с иностранными партнёрами ведётся самостоятельно, профессионально и своевременно.
• Экспортный документооборот и архив поддерживаются в актуальном и структурированном состоянии.
• Документы для международной сертификации своевременно собраны, переведены, систематизированы и отслеживаются до получения или продления сертификатов

Работа в нашей команде – это:

• Работа в атмосфере красоты в компании лидере косметического рынка, профессиональный, целеустремленный коллектив, все условия для реализации, роста и развития
• График работы 5/2, (оформление в штат, full time офис)
• Высокий, стабильный уровень дохода фикс + мотивационная часть
• Компенсация мобильной связи, гибкое начало рабочего дня, скидки на корпоративную продукцию
• Современный офис класса А в 15-ти минутах ходьбы от м. Новые Черёмушки