Ведущий специалист по аккредитации ПТО/ Заместитель руководителя отдела аккредитации

Описание вакансии

Компания ищет внимательного, дисциплинированного и самостоятельного специалиста в отдел аккредитации ПТО. Роль предполагает не только работу с документами, но и участие в координации процессов отдела. Нам нужен не просто исполнитель, а сотрудник, который может быть правой рукой руководителя, не боится ответственности и умеет достигать результатов.

Обязанности:

• Подготовка документов для обеспечения процесса аккредитации ПТО:
• договоры аренды, субаренды, подряда движимого и недвижимого имущества;
• товарные накладные, инвентаризационные карточки, договоры аренды оборудования и другие подтверждающие документы;
• трудовые договоры, договоры ГПХ, должностные инструкции и сопутствующие кадровые документы.
• Контроль электронного и бумажного документооборота отдела аккредитации.
• Организация обмена оригиналами документов с регионами через Почту России и курьерские службы и контроль наличия, сохранности и актуальности оригиналов бумажных документов в офисе.
• Контроль заполнения электронных реестров: поверки, оборудование, сайты и другие внутренние таблицы.
• Контроль наличия печатей организаций и порядка их использования.
• Работа с государственными и открытыми информационными системами: ЕГРН, ЕГРЮЛ, Контур.Фокус, Руспрофайл, Аршин.
• Взаимодействие с сотрудниками группы компаний по вопросам сбора, проверки и согласования документов.
• Контроль сроков выполнения задач по аккредитации и своевременное информирование руководителя о рисках, задержках и проблемных участках.
• Распределение отдельных задач между сотрудниками отдела по поручению руководителя.
• Проверка качества подготовленных документов перед передачей руководителю или внешним сторонам.
• Поддержание порядка в реестрах, папках, шаблонах и архиве отдела.
• Участие в настройке и улучшении внутренних процессов документооборота.
• Замещение руководителя отдела на период отпуска, командировки или временного отсутствия: контроль текущих задач, коммуникация с регионами и смежными подразделениями, приоритизация срочных вопросов.
• Работа с конфиденциальной информацией и документами, требующими внимательности, аккуратности и соблюдения внутренних процедур.

Требования:

• Высшее образование, желательно юридическое.
• Опыт работы с документооборотом, договорами, кадровыми или регистрационными документами.
• Уверенное владение офисными программами: Word, Excel, электронная почта, облачные папки, таблицы.
• Умение быстро искать и проверять информацию в интернете и открытых источниках.
• Понимание основ документооборота, договорной работы и деловой переписки.
• Высокая внимательность к деталям.
• Хорошая память и способность держать в фокусе несколько параллельных задач.
• Самостоятельность, организованность, умение доводить задачи до результата.
• Способность контролировать не только свои задачи, но и общий ход процессов в отделе.
• Умение расставлять приоритеты, задавать уточняющие вопросы и быстро включаться в новые темы.
• Исполнительность, дисциплинированность, ответственность.
• Спокойное отношение к большому объему однотипных документов.
• Готовность брать на себя больше ответственности и развиваться до управленческой роли.

Будет преимуществом:

• Опыт работы помощником руководителя, ведущим специалистом, координатором отдела или заместителем руководителя.
• Опыт в юридическом отделе, отделе аккредитации, лицензирования, сертификации, кадровом делопроизводстве или договорной работе.
• Опыт взаимодействия с филиалами, регионами или несколькими юридическими лицами внутри группы компаний.
• Навык ведения реестров, контроля сроков и проверки комплектности документов.

Условия:

• Работа в офисе в Новосибирске.
• График: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Суббота и воскресенье - выходные.
• Формат работы: только офис, удаленный и гибридный формат не рассматриваются.
• Заработная плата: от 75 000 рублей.
• Условия оформления обсуждаются на собеседовании.
• Возможность роста до полноценной роли заместителя руководителя отдела при успешном погружении в процессы.

Кому подойдет эта работа:

Тем, кто любит порядок в документах, умеет внимательно работать с деталями, не теряется в большом количестве параллельных задач и готов постепенно брать на себя управленческую ответственность. В этой роли важны аккуратность, надежность, дисциплина, зрелость и способность держать под контролем не только отдельные документы, но и весь процесс.

Ключевые навыки

• Работа с большим объемом информации
• Деловая коммуникация
• Точность и внимательность к деталям
• Управленческие навыки
• Контроль исполнения решений