Бизнес - ассистент (Помощник генерального директора)

Описание вакансии

Сейчас мы в поиске Бизнес-ассистента для собственника нескольких компаний, в портфеле которого несколько бизнесов-проектов таких как: отельный бизнес, коммерческие помещения, коворкинг, строительство.

Главная задача позиции - взять на себя операционное управление задачами и высвободить время собственника для развития бизнеса.

Ожидания от бизнес-ассистента:

• Административная поддержка руководителя ( календарь, расписание, совещания, планерки);
• Умение работать с договорами и контролирующими органами;
• Развитые коммуникативные навыки - будет много общения с партнерами и командой внутри компаний;
• Работа с арендаторами (письма, отслеживание оплат, ( с помощью бухгалтерии) , контроль порядка помещений;
• Знание 1С (или желание научиться);CRM, Яндекс документы, диск, телемост, формы и таблицы);
• Автоматизация работы с мессенджерами и соц сетями через AI;
• Опыт работы с Claude Code (Al-ассистент): автоматизация деловой переписки, подготовка документов и отчетов , систематизация баз контактов, анализ данных, контроль задач;
• Активное пользование ChatGPT: генерация текстов, каскадные промты для сложных задач, подготовка скриптов и регламентов;
• Умеете работать с google-сервисами и в Excel на уровне уверенного пользователя (формулы, сводные таблицы);
• Ответственный, исполнительный, эмпатичный и честный;
• Вы организованный – все по полочкам, документы в порядке;
• Умеете работать в режиме многозадачности.

Что нужно делать:

• Координация и сопровождение текущих бизнес задач собственника(сбор данных, аналитика – сравнений цен и условий, поиск исполнителей) много работы с документами правового характера;
• Взаимодействие с госструктурами,надзорными органами, проектными организациями;
• Согласование договоров с подрядчиками и координация с юристами компании;
• Работа с документами – договоры, счета, акты, план и календарь проекта;
• Ведение календаря, своего и руководителя (встречи, планерки, переговоры);
• Организация встреч (с командой, партнерами, контрагентами). Протоколы совещаний, встреч, контроль исполнения по задачам;
• Поиск, подбор и контроль подрядчиков до получения результата.
• Работа в crm, создание и ведение таблиц и ключевых показателей. Подготовка презентаций, диаграмм и др.

Мы готовы вам предложить:

• Работа напрямую с собственником несколких компаний;
• Участие в развитии компаний;
• Возможность роста внутри компаний;
• Обучение управлению, бизнес-процессам и систематизации бизнеса;
• Реальное влияние на результат компании;
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Работа в офисе, по адресу: Проспект Науки, 15;
• Оформление по желанию ТК/ГПХ/Самозанятость;
• Сильное развитие компетенций и навыков.

Если Вы внимательно прочитали вакансию, начните сопроводительное писмо с фразы:

"Я умею организовывать процессы и доводить задачи до результата".

И коротко напишите:

1. Есть ли опыт работы Бизнес-ассистентом;

2.Есть ли опыт работы с несколькими направлениями бизнеса одновременно, какие бизнесы курировали;

3. Какой самый сложный проект Вы координировали?

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Административная поддержка руководителя
• Организаторские навыки
• Исполнение личных поручений руководителя
• Работа с большим объемом информации
• Аналитическое мышление
• Делопроизводство
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Электронный документооборот
• Навыки межличностного общения
• Стратегическое мышление
• 1С: Документооборот
• Администрирование
• Оптимизация бизнес-процессов
• Навыки переговоров
• Составление бизнес-плана