Офис-менеджер в современный офис

Описание вакансии

Ищем офис-менеджера в стабильную строительно-логистическую компанию.

У нас небольшой офисный коллектив — около 15 человек (всего около 70), современный комфортный офис на Васильевском острове и понятные рабочие процессы. Нам нужен человек, который сможет самостоятельно организовывать работу офиса, держать под контролем текущие вопросы и видеть задачи заранее, а не ждать отдельного поручения по каждому вопросу.

Офис-менеджер в современный офис

Мы предлагаем — Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ, ГК РФ;

• Заработную плату от 80 000 ₽ на старте на руки, выплаты два раза в месяц;
• График работы понедельник–пятница, с 09:00 до 18:00;
• Удобное расположение: ул. Уральская, 2; метро «Василеостровская» — около 10 минут, «Спортивная» — около 15 минут;
• Современный офис с оборудованной кухней, кофе и зоной отдыха;
• Небольшой стабильный коллектив — в офисе работают около 15 человек;
• Спокойную рабочую атмосферу без лишней бюрократии;
• Возможность напрямую обсуждать рабочие вопросы с руководством и предлагать свои решения;
• Четкий рабочий график и полноценный часовой перерыв на отдых и обед.

Чем предстоит заниматься Обеспечение работы офиса:

• контроль наличия необходимых для офиса товаров и расходных материалов;
• заказ воды, кофе, канцелярии и других необходимых позиций;
• прием заявок по техническому обеспечению офиса;
• контроль состояния оргтехники и взаимодействие с техническими специалистами при необходимости;
• ежедневный контроль порядка в офисе, взаимодействие с сотрудником клининга.

Документооборот и делопроизводство:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• документооборот и рассылка необходимых материалов по электронной почте;
• прием и передача документов;
• взаимодействие с бухгалтерией: своевременная передача счетов и документов на оплату;
• взаимодействие с другими подразделениями компании по текущим административным вопросам.

Коммуникации:

• прием входящих звонков;
• встреча гостей, партнеров;
• обеспечение комфортного пребывания гостей в офисе (приготовление чая, кофе, тостов для руководящего состава);
• поддержание деловой и доброжелательной атмосферы в офисе.

Командировки и доставки:

• тревел-поддержка сотрудников;
• подбор, согласование и приобретение авиа- и железнодорожных билетов;
• бронирование гостиниц;
• прием и отправка курьерских доставок и корреспонденции (СДЭК, EMS, Почта России, Яндекс, Комус и др.).

Спецодежда:

• прием заявок от сотрудников;
• подбор и приобретение спецодежды;
• выдача сотрудникам (курьерская отправка на объекты);
• ведение учета спецодежды.

Кого мы ищем — Высшее или среднее профессиональное образование;

• Опыт работы на аналогичной должности от 2 лет;
• Знание основ делопроизводства и документооборота;
• Знание делового этикета и правил служебной субординации;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенное владение электронной почтой, оргтехникой и стандартными офисными программами;
• Умение самостоятельно организовывать рабочий процесс;
• Внимательность, ответственность и аккуратность в работе с документами;
• Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на текущие задачи.

Для нас важно не только то, насколько хорошо вы умеете выполнять административные задачи, но и то, насколько комфортно вам будет работать в небольшой команде и самостоятельно организовывать работу офиса.

Хотите сначала посмотреть, как у нас устроена работа? Не обязательно принимать решение только по описанию вакансии. Приглашаем сначала познакомиться с офисом, руководителем и коллективом.

Покажем рабочее место, расскажем, как организована работа, и ответим на ваши вопросы. Вы сможете спокойно понять, подходит ли вам наша компания и комфортно ли вам будет у нас работать.

Просим откликаться с полностью заполненным резюме. Будем рады увидеть подробное описание ваших обязанностей на предыдущих местах работы.

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Деловая переписка
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Управление офисами
• Хозяйственное обеспечение офиса
• Бумажный документооборот
• Обеспечение пропускного режима