Секретарь-референт

Описание вакансии

Чем предстоит заниматься:

• прием и распределение телефонных звонков;
• ведение бумажного и электронного документооборота, курьерские и почтовые отправки, контроль расходов по этой статье;
• подготовка рабочих встреч, встреча-прием посетителей;
• контроль корпоративной сотовой связи и корпоративных номеров по всей компании, контроль расходов по этой статье;
• протоколирование совещаний, сбор и формирование отчетности по исполнению поручений (в данный момент совещания не протоколируются, но навык полезный для секретаря);
• взаимодействие со всеми подразделениями компании, выполнение задач в рамках своей компетенции;
• работа с офисной техникой (принтер/сканер/копир);
• контроль наличия необходимых канц. товаров в кабинетах сотрудников административного блока;
• формирование и ведение архива;
• проверка поступающих на подпись к руководителю документов;
• взаимодействие с офисами компании в Москве и Санкт-Петербурге;
• выполнение поручений руководителя;
• взаимодействие с сотрудниками в рамках оформления командировок.

Что ждем от кандидата:

• опыт работы на аналогичной должности;
• высокий уровень ответственности и самоорганизованности;
• уверенный пользователь ПК и навыки работы с офисной техникой (принтер/сканер/копир);
• знание основ этикета: общение по телефону, прием посетителей, деловая переписка;
• грамотная устная и письменная речь;
• высшее образование.

Ключевые навыки

• Прием посетителей
• Прием и распределение звонков
• Поддержка работы офиса
• Входящая корреспонденция
• исходящая корреспонденция
• Документооборот
• Организация работы приемной
• Планирование рабочего дня руководителя