Ассистент отдела продаж

Описание вакансии

Обязанности:

1. Документооборот и работа с партнёрами

Подготовка договоров и приложений к ним на основе согласованных условий.

Подготовка закрывающих документов (акты взаимозачета, УПД) и контроль получения документов.

Проверка комплектности документов, ведение порядка в файлах и рабочих папках.

Контроль статусов документов и своевременное напоминание партнёрам о необходимых действиях.

2. Координация отправок

Организация отправок подарков ключевым партнерам проекта (на регулярной основе)

Запрос у партнёров данных, необходимых для оформления отправлений через СДЭК.

Проверка корректности информации для доставки.

Передача данных ответственным сотрудникам и контроль статусов отправок.

3. Подготовка файлов с сопроводительной информацией

Формирование таблиц и файлов с описание продукции для SMM-команды.

Поиск официальных сайтов и ссылок на социальные сети брендов и конкретных продуктов.

Проверка объёма каждого продукта в миллилитрах или граммах по фактическому продукту.

Сбор и структурирование информации о брендах и продуктах в едином формате.

Проверка актуальности ссылок, корректности названий и полноты данных перед передачей материалов в работу.

4. Работа с Bitrix24 и информацией о мероприятиях

Публикация и актуализация информации о мероприятиях в Bitrix24.

5. Текущая административная поддержка руководителя

Выполнение организационных и операционных задач отдела.

Контроль сроков и статусов поручений.

Выполнение внеплановых и неотложных задач руководителя.

Взаимодействие с коллегами из смежных отделов для своевременной передачи документов и информации.

Требования:

• Внимательность к деталям: умеете замечать ошибки в документах, названиях, ссылках, цифрах и объёмах продуктов.
• Ответственность и дисциплинированность: соблюдаете сроки, не теряете задачи и предупреждаете заранее, если возникают сложности.
• Системность: умеете структурировать информацию, работать с таблицами и поддерживать порядок в документах.
• Грамотная письменная речь: можете самостоятельно составлять деловые письма партнёрам, формулировать запросы и понятно описывать информацию о продуктах и мероприятиях.
• Навыки работы с документами: уверенно работаете с договорами, приложениями, закрывающими документами и деловой перепиской.
• Уверенное владение Excel или Google Таблицами: умеете оформлять, проверять и структурировать данные.
• Навыки поиска информации: умеете находить официальные источники, проверять ссылки и сопоставлять данные о продуктах.
• Самостоятельность: можете организовать свою работу, расставлять приоритеты и доводить задачи до конца.

Условия:

• График работы 5/2, с 10:00 до 19:00
• Премиальная часть, за своевременное выполнение задач
• Карьерный рост

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Организаторские навыки
• Деловая переписка
• Первичная бухгалтерская документация
• Административная поддержка руководителя
• Поиск информации в интернет