Менеджер по административному обеспечению

Описание вакансии

«СМК‑Инжиниринг» — динамичная и надёжная инжиниринговая компания полного цикла.

Мы ищем самостоятельного, организованного и инициативного специалиста, который возьмёт на себя комплексное административное обеспечение деятельности компании, обеспечит бесперебойную работу офисов и высокий уровень корпоративного сервиса.

Нам нужен человек, который умеет не только решать текущие административные задачи, но и выстраивать процессы, эффективно взаимодействовать с подрядчиками, контролировать расходы и доводить задачи до результата.

Обязанности:

Административное обеспечение офисов:

• Организация бесперебойной работы нескольких офисов компании.
• Организация открытия новых офисов, переездов, ремонтов, закупки и размещения офисной мебели и оборудования.
• Контроль состояния офисных помещений, организации уборки, технического и хозяйственного обслуживания.
• Обеспечение офисов необходимыми расходными материалами, мебелью и хозяйственными принадлежностями.
• Оперативное решение возникающих административно-хозяйственных вопросов.

Работа с подрядчиками и поставщиками:

• Поиск и подбор подрядных организаций и поставщиков.
• Запрос и анализ коммерческих предложений, сравнение стоимости и условий сотрудничества.
• Организация согласования договоров, контроль исполнения обязательств.
• Контроль сроков, стоимости и качества выполняемых работ и оказываемых услуг.
• Подготовка предложений по оптимизации административных расходов.

Корпоративный сервис и организационное сопровождение:

• Организация служебных командировок: бронирование билетов, гостиниц и трансферов.
• Организация приёма делегаций, деловых встреч и корпоративных мероприятий.
• Организация приобретения корпоративных подарков и представительского обслуживания.
• Координация административных вопросов с сотрудниками офисов и структурными подразделениями компании.
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников.

Транспортное обеспечение:

• Организация административного сопровождения корпоративного автотранспорта.
• Взаимодействие с сервисными организациями по вопросам обслуживания и ремонта автомобилей.
• Организация транспортного обслуживания сотрудников и руководства компании.
• Контроль своевременного выполнения заявок на транспортное обслуживание.

Организационное сопровождение деятельности руководства:

• Выполнение административных и организационных поручений генерального директора в пределах трудовой функции.
• Координация исполнения административных задач и контроль сроков их выполнения.
• Оперативное решение нестандартных организационных вопросов.

—

Требования

Высшее или среднее профессиональное образование.

Опыт работы в сфере административного, офисного или административно-хозяйственного обеспечения.

Практический опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками и обслуживающими организациями.

Опыт организации ремонтов, переездов, открытия офисов и взаимодействия с дизайнерами будет преимуществом.

Навыки планирования бюджета, анализа коммерческих предложений и контроля расходов.

Уверенное владение офисными программами и электронными таблицами.

Умение самостоятельно организовывать работу, определять приоритеты и одновременно вести несколько задач.

Готовность к оперативному решению нестандартных вопросов и перемещению между офисами компании.

Личностные качества:

• Самостоятельность и ответственность за результат.
• Системность, организованность и внимательность к деталям.
• Инициативность и способность предлагать решения.
• Развитые коммуникативные и переговорные навыки.
• Гибкость и умение работать в режиме многозадачности.
• Дипломатичность, тактичность и соблюдение конфиденциальности.

Условия работы

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.
• Пятидневная рабочая неделя.
• Непосредственное подчинение генеральному директору.
• Самостоятельное ведение направления административного обеспечения.
• Работа с несколькими офисами компании.

Присоединяйтесь к нашей команде, чтобы вместе строить новые технологические горизонты.

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Административно-хозяйственная деятельность
• Закупка товаров и услуг
• Согласование договоров
• Организаторские навыки
• Организация деловых поездок
• Деловая коммуникация
• Организация рабочих мест
• Деловое общение
• Организация административно-хозяйственного обеспечения
• Организация офисного переезда
• Перепланировка офиса
• Бронирование билетов