Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

• Административная поддержка руководителя Выполнение служебных поручений руководителя, связанных с деятельностью компании; контроль сроков и приоритетов.
• Планирование рабочего времени руководителя Ведение календаря, назначение встреч и совещаний, напоминания, координация участников, контроль переносов.
• Ведение деловой переписки с контрагентами Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, подготовка писем, направление, контроль ответов, формирование архива.
• Подготовка договоров с контрагентами и сотрудниками Подготовка проектов договоров, соглашений и дополнительных соглашений; сбор реквизитов и документов; согласование с ответственными сотрудниками; контроль подписания, выполнения, оплаты, учет и хранение.
• Подготовка отчетов и материалов Сбор, проверка и систематизация данных; подготовка отчетов, справок, презентаций и аналитических материалов по поручению руководителя.
• Прием и обработка коммуникаций Прием и распределение входящих звонков, электронных писем; прием, регистрация и отправка корреспонденции; учет за исполнением.
• Документооборот Регистрация, учет, хранение и архивирование документов; контроль использования шаблонов, бланков и реквизитов.
• Внутреннее взаимодействие Координация с бухгалтерией, юристами, и другими подразделениями по вопросам деятельности руководителя и офиса.
• Контроль исполнения поручений Фиксация поручений руководителя, напоминание исполнителям, сбор статусов и информирование руководителя.
• Конфиденциальность Соблюдение режима конфиденциальности служебной информации и документов.

Требования:

• Знание всех офисных программ (Word и т.д.).
• Высшее образование
• Знания в области делопроизводства и документооборота
• Опыт в составлении договоров
• Свободное владение русским языком. Грамотная устная и письменная речь. Знание и применение правил орфографии, пунктуации, грамматики, стилистики.

Условия:

• Полный рабочий день с понедельника по пятницу
• с испытательным сроком

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Документооборот
• Работа с большим объемом информации
• Контроль исполнения решений
• Умение работать в коллективе
• Работа с базами данных
• Сбор и анализ информации
• Документальное сопровождение
• Деловая коммуникация
• исполнение поручений руководителя
• Деловое общение
• Поиск информации в интернет
• Точность и внимательность к деталям