Администратор по работе с клиентами/Офис-менеджер

Описание вакансии

Группа компаний «Таврида Девелопмент» — лидер премиальной курортной недвижимости России*, который создаёт уникальные проекты для жизни и инвестиций в Крыму и единственный в стране превращает их в полноценные курорты с инфраструктурой и сервисом мирового уровня.

Присоединяйтесь к команде профессионалов, создающих курортную недвижимость нового поколения!

Обязанности:

• Прием и распределение телефонных звонков отдела продаж
• прием входящих звонков, перенаправление руководителю отдела и работникам отдела продаж;
• регистрация поступающих телефонных звонков;
• работа в CRM (распределение входящих звонков, заявок и т.д. между ответственными сотрудниками отдела продаж);
• ведение работы с клиентскими жалобами по телефону, замечаниями и пожеланиями. Оперативная передача всей полученной информации заинтересованным сотрудникам, подразделениям компании;
• проведение обзвона клиентов с целью сообщения информации (информативный прозвон) и получения информации (опрос/анкетирование)
• Встреча посетителей
• получение и фиксация первичной информации о посетителях, встреча гостей в офисе и в зоне паркинга, помощь и сопровождение гостя к менеджеру или руководителю отдела продаж;
• ведение журнала записи посетителей офиса, оформление (заказ) пропусков;
• содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
• прием и передача документов посетителей руководителю и работникам отдела продаж;
• подготовка и бронирование переговорных комнат, ведение календарей бронирования;
• сервировка чайного (кофейного) стола для гостей;
• приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
• Ведение бумажной и электронной базы документов отдела продаж
• контроль за ведением документооборота, ведение бумажной и электронной базы документов;
• обеспечение и сохранность систематизации документов в бумажном и электронном виде;
• взаимодействие с контрагентами по системе электронного и бумажного документооборота;
• составление деловых и информационных писем, приказов, служебных записок по запросу;
• работа в 1С (обработка и внесение данных).
• работа в CRM Bitrix24.
• Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
• организация корпоративных перевозок услугами такси, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для работников отдела продаж;
• отправка почтовых отправлений, посылок, взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России.
• Административно-хозяйственная поддержка офиса
• определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий в офисе;
• контроль остатков, составление заявок на товары, отслеживание сроков согласования и поставки;
• приём заявок от работников отдела при потребности в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисном оборудовании;
• проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
• составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности, в части использования товаров и услуг офисом;
• организация технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния;
• прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
• организация сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
• контроль за качеством работы службы клининга.
• поддержание чистоты переговорных.

Требования:

• Коммуникационные навыки: Грамотная чёткая речь, опыт общения с людьми высокого статуса в обществе, умение слушать клиента и простым языком излагать свои мысли.
• Внешний вид: исключительно деловой офисный стиль.
• Организационные навыки: Способность планировать свое время, расставлять приоритеты и справляться с несколькими задачами одновременно.
• Внимательность к деталям: Умение замечать и предотвращать ошибки для поддержания высокого уровня обслуживания.

Знание программного обеспечения: Умение работать с CRM-системами, офисными приложениями и другими инструментами, необходимыми для управления клиентскими данными.

• Знание иностранного языка: Знание английского или других иностранных языков будет плюсом в случае взаимодействия с международными клиентами.
• Личные качества: Стрессоустойчивость, инициативность, умение работать в команде.

Условия:

• Официальное оформление;
• Белая заработная плата (2 раза в месяц);
• График работы 2/2 с 9.00 до 21.00;
• Ежегодный отпуск: 28 календарных дней;
• ДМС после 6 месяцев работы.