Помощник менеджера / Делопроизводитель

Описание вакансии

ООО НПО «ИОН» приглашает в команду внимательного и организованного помощника менеджера / делопроизводителя. Мы ищем человека, который уверенно работает с документами и системами учёта, аккуратно ведёт заказы и помогает менеджерам быстро сопровождать клиентов на всех этапах оформления.

Чем предстоит заниматься

• Вводить и сопровождать заказы, поступающие через портал поставщика Сбера.
• Оформлять первичные и сопроводительные документы по заказам.
• Создавать счета на оплату, контролировать корректность данных в документах.
• Оформлять доставку заказов клиентам по России: согласовывать условия и сроки, передавать данные в транспортные компании, готовить сопроводительные документы, контролировать отправку и статус доставки.
• Взаимодействовать с транспортными компаниями, оформлять доставку, получать трек-номера, контролировать передачу груза и информировать менеджера или клиента о статусе отправления.
• Работать в 1С, Bitrix24 и на порталах поставщиков.
• Вести карточки заказов, статусы, задачи и деловую переписку с клиентами, поставщиками и коллегами.
• Готовить и оформлять письма, запросы, ответы и иные рабочие документы.
• Вести таблицы в Excel: реестры заказов, счетов, доставок, документов и контрольных сроков.
• Проверять реквизиты, номенклатуру, цены, количество, сроки и комплектность документов перед отправкой.
• Оперативно взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерией, логистикой и другими подразделениями.
• Контролировать возврат подписанных документов и своевременность предоставления информации по заказам.

Мы ожидаем

• Опыт работы помощником менеджера, оператором 1С, делопроизводителем, координатором продаж, менеджером по документообороту или на аналогичной позиции.
• Уверенное владение 1С: создание счетов, работа с заказами, контрагентами, номенклатурой и документами.
• Опыт работы в Bitrix24 или другой CRM / системе постановки задач.
• Готовность работать с порталом поставщика Сбера; опыт работы с ним будет преимуществом.
• Уверенное владение Excel: таблицы, фильтры, сортировка, поиск, сводные реестры, контроль сроков и статусов.
• Грамотную устную и письменную речь, умение вести деловую переписку.
• Внимательность к цифрам, реквизитам и деталям документов.
• Умение работать в режиме нескольких параллельных задач, соблюдать сроки и доводить задачи до результата.
• Ответственность, системность, доброжелательность и готовность взаимодействовать с командой.

Будет преимуществом

• Опыт работы с корпоративными закупками, B2B-заказами, тендерами или электронными торговыми площадками.
• Понимание первичной документации: счета, УПД, акты, накладные, доверенности, договоры, спецификации.
• Опыт взаимодействия с бухгалтерией, логистикой, закупками или отделом продаж.
• Навык работы с ЭДО: Диадок, СБИС или аналогичными сервисами.
• Умение использовать ИИ в работе

Мы предлагаем

• Работу в стабильной компании с понятными задачами.
• Официальное оформление и своевременную выплату заработной платы.
• Введение в должность, обучение внутренним процессам и работе с порталом поставщика.
• Рабочие задачи, в которых особенно ценятся точность, самостоятельность и инициативность.
• Возможность профессионального роста в направлении сопровождения продаж, документооборота, закупок или клиентского сервиса.
• Дружную команду и прямое взаимодействие с менеджерами и руководителем.

Как откликнуться В сопроводительном письме, пожалуйста, кратко укажите:

• работали ли с 1С и какие документы оформляли.
• Есть ли опыт работы в Bitrix24, CRM или порталах поставщиков.
• Какой объём заказов или документов вы обрабатывали в среднем за день/месяц.
• Ваши ожидания по заработной плате и дату, когда готовы приступить к работе.