Операционный менеджер / Специалист по документообороту

Описание вакансии

ДЕФАН является уникальной российской deep tech компанией, которая не только разработала и запатентовала, но и произвела новый тип кремниевого фотодетектора, отличительной особенностью которого является сочетание таких характеристик как широкий динамический диапазон, высокое быстродействие и очень высокая чувствительность, которая сохраняется даже в условиях сильной фоновой засветки.

На базе наших фотодетекторов и электроники собственной разработки ДЕФАН разрабатывает востребованные на рынке твердотельные и механические лидары, которые используются в роботизированной складской технике, системах помощи водителю, навигации беспилотного транспорта, измерении объёмов сыпучих материалов и других индустриальных применениях.

В наш коллектив требуется внимательный и организованный специалист для поддержки операционной работы компании.

Основные обязанности:

• Сбор и систематизация информации. Запрашивать данные у коллег, объединять их в таблицы и реестры, проверять полноту заполнения, уточнять недостающие сведения и замеченные расхождения.
• Сопровождение документооборота. Проверять комплектность документов и основные реквизиты по установленным требованиям, направлять документы на согласование, собирать комментарии и отслеживать внесение правок.
• Организация подписания. Сопровождать подписание бумажных документов и документов в ЭДО, отслеживать возврат подписанных экземпляров и размещать их в корпоративном хранилище.
• Отслеживание задач и сроков. Обновлять статусы в Битрикс24 и рабочих реестрах, фиксировать ответственных, сроки и следующие шаги. Напоминать коллегам о договоренностях, уточнять причины задержек и сообщать руководителю о возникающих трудностях.
• Подготовка кратких сводок. Формулировать суть документа или вопроса в 2–3 предложениях: что происходит, на каком этапе находится задача и что требуется дальше. Собирать информацию для подготовки ответов и отработки комментариев.
• Сбор данных по бюджету и расходам. Объединять сведения от коллег по готовым шаблонам, относить расходы к согласованным статьям и проектам, проверять суммы и наличие подтверждающих документов, отмечать расхождения.
• Координация отправок и доставок. Организовывать отправку и получение документов и других материалов, взаимодействовать с курьерскими службами, отслеживать сроки и подтверждать получение.
• Поддержание порядка в корпоративном хранилище. Размещать документы по принятой структуре, соблюдать правила наименования файлов, поддерживать актуальность версий и ссылок.
• Помощь в улучшении рабочих процессов. По поручению руководителя обновлять простые инструкции, шаблоны и чек-листы, предлагать улучшения для повторяющихся задач.

Требования к кандидату:

• Опыт административной или операционной работы, сопровождения документов либо координации задач от 1 года.
• Уверенное владение Excel.
• Знание английского языка не ниже B1.
• Умение работать с большим объемом информации: структурировать данные, проверять их полноту и достоверность, замечать расхождения.
• Внимательность к цифрам, реквизитам, датам и версиям документов.
• Грамотная устная и письменная речь и способность кратко и понятно изложить суть вопроса.
• Навыки деловой коммуникации: умение четко запрашивать информацию, уточнять детали и корректно напоминать о договоренностях.
• Организованность: умение вести список своих задач, отслеживать сроки и согласовывать приоритеты с руководителем.
• Готовность осваивать новые инструменты, работать по инструкциям и задавать вопросы, если информации недостаточно.
• Ответственное отношение к поручениям: своевременно сообщать о трудностях и риске нарушения сроков.
• Ответственное отношение к внутренней и конфиденциальной информации.

Будет преимуществом

• Опыт работы с Битрикс24, 1С, системами ЭДО, корпоративными файловыми хранилищами.
• Владение сводными таблицами и продвинутыми формулами в Excel.
• Опыт работы со счетами, актами, накладными и реестрами расходов.
• Опыт подготовки простых инструкций, шаблонов и чек-листов.

Ожидаемые результаты работы

• Порученные задачи выполняются в согласованные сроки, а о возникающих трудностях руководитель узнает своевременно.
• По текущим задачам и документам понятно, на каком они этапе и от кого ожидается следующее действие.
• Информация в таблицах и реестрах актуальна, недостающие данные и расхождения своевременно выявляются и уточняются.
• Документы хранятся в установленном порядке, нужные файлы легко найти.
• Руководитель получает краткие и понятные сводки по текущим вопросам, требующим его внимания или решения.

В этой роли Вы получите:

• Работу в команде высококвалифицированных специалистов deep-tech индустрии, создающей собственные технологические продукты.
• Возможность увидеть работу технологической компании изнутри: от договоров, закупок и финансов до разработки, производства и взаимодействия с партнёрами.
• Плотное взаимодействие с руководителями компании и возможность учиться системному подходу к операционному управлению, организации процессов и контролю исполнения.
• Быстрое развитие навыков, которые ценятся в самых разных бизнес-функциях: работа с данными и документами, координация задач, деловая коммуникация, финансовая аккуратность и управление сроками.
• Возможность не только выполнять поручения, но и предлагать улучшения, создавать удобные шаблоны, инструкции и рабочие процессы, которые останутся частью системы компании.
• Пространство для профессионального роста: по мере развития компетенций можно брать на себя более сложные операционные задачи и самостоятельные зоны ответственности.
• ДМС после прохождения испытательного срока
• Coffee point с бариста for free, велопокатушки, мини-спортзал, чайные церемонии для желающих как часть корпоративной культуры
• Корпоративный транспорт от/до метро Славянский Бульвар (10 минут до офиса)
• Мы предлагаем конкурентную зарплату по результатам собеседования

Ждём вас в нашу команду! 🌟