Бизнес-ассистент

Описание вакансии

«БлагоДаря» — фонд, созданный при поддержке Сбера и содействующий развитию некоммерческих организаций (школ, больниц, музеев, благотворительных фондов) по всей России. Мы предлагаем новый подход к развитию культуры социальных инвестиций через создание целевых капиталов на базе онлайн-платформы. В результате некоммерческие организации получают финансовый инструмент для долгосрочного развития, а социальные инвесторы — возможность поддержать социально значимые организации в нашей стране.

Платформа «Раз Два» — это продукт фонда: цифровая инфраструктура, которая упрощает процесс создания, поддержки и развития целевых капиталов.

Цель роли:

Снять с операционного директора и руководителей направлений весь пласт организационных задач, не требующих их личного участия, и обеспечить техническую поддержку корпоративного управления фонда. Со временем роль вырастает в «навигатора» команды — человека, к которому обращаются по любым организационным вопросам напрямую

Чем предстоит заниматься:

• Административная рутина:
• Бронирование переговорок, организация встреч, звонков и видеоконференций — самостоятельно, без напоминаний;
• Документооборот фонда: подготовка приказов, служебных записок, писем с обязательной проверкой перед отправкой;
• Ведение реестров документов, порядок в ЭДО и архиве;
• Организация командировок «под ключ»: билеты, отели, отчётные документы;
• Помощь с закупками и сбором закрывающих документов от поставщиков (временная нагрузка на старте);
• Организационная поддержка мероприятий: стратсессии, встречи с партнёрами, рабочие сессии команды.

• Корпоративный секретариат:
• Техническое оформление корпоративных документов по содержанию, подготовленному юристом: даты, нумерация, реквизиты, сшивка;
• Организация подписания: доведение документов до подписантов, взаимодействие с их секретарями, контроль сроков;
• Ведение реестра решений органов управления (Президиум, Попечительский совет, Советы по использованию ЦК, Инвестиционный комитет);
• Контроль сроков исполнения поручений из решений: напоминания, эскалация просрочек;
• Хранение и архив корпоративных документов, актуальность электронного архива;
• Обеспечение комплектности документов к отчётности в Минюст и к запросам учредителя.

• Трекер и контроль сроков:
• Ведение единого трекера задач и дорожной карты фонда: фиксация договорённостей после встреч;
• Регулярный сбор статусов с владельцев задач без напоминаний со стороны руководителя;
• Отслеживание просрочек и зависимостей, заблаговременная эскалация операционному директору;
• Подготовка сводки по статусам к управленческим встречам.

• Координация подрядчиков:
• Операционная коммуникация с постоянными подрядчиками: HR, финансы, юристы, бухгалтерия, дизайн, закупки;
• Ведение реестра договоров и контрагентов, контроль сроков действия и закрывающих документов;
• Сбор и проверка комплектности документов от контрагентов перед передачей в бухгалтерию.

• Точка входа для команды:
• Постепенное принятие роли «первого адреса» по организационным вопросам: где документ, как оформить, к кому идти;
• Ведение внутренней базы знаний: регламенты, инструкции, шаблоны, ответы на частые вопросы;
• Инициатива по улучшению процессов: замечать повторяющиеся неудобства и предлагать решения.

Что для нас важно:

• Опыт административной поддержки команды или офис-менеджмента от 2 лет;
• Внимательность к деталям: привычка перепроверять документы — даты, реквизиты, соответствие исходнику — до отправки;
• Самостоятельность: доводит задачи до результата без пошагового контроля;
• Готовность вежливо, но настойчиво напоминать коллегам о сроках, включая тех, кто выше по позиции;
• Устойчивость к рутине: повторяющиеся процессы не теряют качества на второй-третий раз;
• Опыт делопроизводства: понимание, что неверная дата или сбитая нумерация в протоколе — не мелочь;
• Уверенное владение Yandex Mail, Word, Excel, PowerPoint; готовность быстро освоить корпоративные системы;
• Ежедневное использование нейросетей (GPT, Claude) в работе.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с корпоративными документами: протоколы коллегиальных органов, реестры решений, сопровождение заседаний;
• Опыт работы с трекерами задач и ведения дорожных карт;
• Опыт координации подрядчиков, работы с договорами и закупками;
• Опыт работы в корпоративной среде с формализованным документооборотом (банк, крупная компания);
• Интерес к некоммерческому сектору и социальным проектам.

Что мы готовы вам предложить:

• Прямое подчинение операционному директору фонда;
• Широкая зона ответственности в небольшой команде на этапе активного роста и реальная возможность влиять на то, как устроены процессы;
• Перспектива роста в роль операционного навигатора команды на горизонте 6–12 месяцев;
• Работа на стыке финансов, технологий и социальных инициатив;
• Поддержка Сбера: инфраструктура, экспертиза, доступ к экосистеме;
• Формат: 5/2, офис;
• Официальное оформление по ТК РФ;

• Расширенный соцпакет от Сбера:
• ДМС
• Оплачиваемое обучение
• Спортзал
• Офис класса "А" с видом на храм Христа Спасителя и Кремль.

Как откликнуться

Если вам близка задача наводить порядок в процессах, вы внимательны к деталям и умеете доводить дело до результата без напоминаний — присылайте отклик с описанием опыта и мы свяжемся с вами

Ключевые навыки

• Внимательность
• Устойчивость к рутине
• Ведение рабочей документации
• Организация деловых встреч
• Организация работы сотрудников
• Онбординг
• Управление подрядчиками
• Административная поддержка руководителя
• Поддержка работы офиса
• Организация административно-хозяйственного обеспечения
• Ведение трекера задач
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Использование нейросетей
• MS Office
• Делопроизводство