Специалист по делопроизводству/ Делопроизводитель

Описание вакансии

Мы – команда "Зебра". Уже более 25 лет мы успешно оказываем услуги полного цикла для бизнеса: аналитика, комплаенс, консалтинг, продвижение, концепция, контент, дизайн. Ежедневно мы решаем множество интересных и сложных задач для крупнейших российских и зарубежных компаний.

Сейчас мы в поиске опытного, внимательного и организованного делопроизводителя, для которого документооборот — это основная и приоритетная зона ответственности. При этом роль у нас чуть шире классического делопроизводства: часть задач связана с поддержкой офиса и небольшими поручениями генерального директора (регулярная, но несложная и понятная нагрузка не в ущерб основным задачам и не требующая отдельной квалификации).

Круг задач:

1. Документооборот и корреспонденция

• Прием, сортировка и регистрация входящей корреспонденции и курьерских доставок.
• Подготовка и отправка исходящей корреспонденции, контроль сроков и оформления.
• Изготовление электронных копий документов по запросам бухгалтерии, HR и руководителей, организация подписания и отправки.
• Подготовка доверенностей на получение корреспонденции, ТМЦ и представление интересов в банках и иных организациях.

2. Работа с учетом договоров контрагентов

• Ведение реестров договоров, фиксация движения документов и контроль возврата подписанных экземпляров.
• Взаимодействие с контрагентами по вопросам обмена документами, актуализация реквизитов и контактной информации.
• Проверка корректности заполнения и обязательных реквизитов в документах поставщиков (счета-фактуры, накладные, акты).
• Актуализация шаблонов документов, бланков и реквизитов по поручению руководителя.

3. Архив и хранение документов

• Ведение архива бумажных и электронных документов, систематизация, обеспечение сохранности и соблюдение сроков хранения.
• Оформление и архивация отчетных документов согласно по номенклатуре дел.

4. Поддержка сотрудников и внутренние процессы

• Помощь дистанционным сотрудникам в организации подписания документов (печать, передача в офис, сканирование, рассылка).
• Обеспечение передачи и возврата имущества для организации удаленных рабочих мест с оформлением учетных документов.
• Организационно-финансовое сопровождение служебных командировок (1-2 раз в год).

5. Взаимодействие с госорганами и банками (удаленная коммуникация)

• Подготовка и направление запросов в ИФНС (подтверждение применения УСН, получение справок), контроль получения.
• Информирование обслуживающих банков и поставщиков об изменениях данных Компании и руководителей, ежегодное обновление сведений.

6. Административная поддержка офиса

• Прием звонков, оформление пропусков, подготовка заявок на обслуживание.
• Контроль своевременной оплаты и оформления документов по подрядчикам.
• Содействие генеральному директору по разноплановым организационным задачам (брони, запись к нотариусу и т.п.).
• Организация процесса для проведения ежегодных мероприятий (2–3 раза в год).

Требования:

• Опыт от 1 года в делопроизводстве.
• Релевантное образование (делопроизводство, документооборот, административное управление).
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С:Документооборот или аналог, ЭДО.
• Практический опыт проверки первичной документации и работы с договорами.
• Опыт взаимодействия с контрагентами, почтовыми и курьерскими службами, банками, ИФНС.
• Внимательность, грамотность, аккуратность, умение работать с большим объёмом документов.
• Высокая самоорганизация: способность вести параллельно несколько процессов.
• Готовность работать из офиса (полный день).

Мы предлагаем:

• Режим работы пн-пт с 10:00 до 19:00 по Мск. Адрес офиса: г. Москва, Кропоткинский переулок, д. 4
• Быстрое реагирование и принятие решений, отсутствие лишних этапов и бюрократии.
• Комфортную рабочую атмосферу и сильное деловое окружение, содействие, конструктивную и своевременную обратную связь.
• Индивидуальное обсуждение мотивации, исходя из опыта и навыков кандидата.

Мы ищем того, кто любит, когда всё разложено по полочкам, кто доводит дела до конца и не теряется, когда задач несколько. Если вам близок такой подход и формат роли — с делопроизводством в центре и офисной поддержкой как естественной частью — будем рады познакомиться на онлайн интервью. Если после этого этапа мы увидим взаимный интерес и симпатию, пригласим в офис — продолжить разговор уже вживую и подробнее.

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Документооборот
• Деловая коммуникация