Бизнес-ассистент / Административный помощник CEO

Описание вакансии

Бизнес-ассистент / Административный помощник CEO

Кто мы АйТи-Формат — IT-интегратор полного цикла с 2015 года. Мы помогаем бизнесу автоматизировать процессы: внедряем AI-агентов, Битрикс24 и 1С, разрабатываем веб- и IT-решения, продвигаем в интернете и размещаем проекты в собственном ЦОДе.

За 10 лет — более 800 реализованных проектов и команда из 30+ профессионалов. Мы аккредитованная IT-компания Минцифры и Золотой партнёр 1С-Битрикс, ТОП по Краснодарскому краю и ЮФО.

У нас собственная AI-платформа: 150+ ИИ-агентов на базе 400+ моделей, развёрнутых в нашем ЦОДе, данные клиентов не уходят на сторону. Своя ERP и инфраструктура VDI.

Мы не просто следим за трендами автоматизации — мы их создаём.

Кто нам нужен Нам нужен человек, который приведёт в порядок операционку и освободит руководителя для стратегии.

Это Структурный, системный, гиперответственный административный партнёр, который возьмёт на себя операционный контур и станет надёжной опорой первого лица.

Мы ищем человека, который:

• любит порядок и умеет его создавать там, где его ещё нет;
• думает на шаг вперёд и не ждёт, пока ему скажут;
• работает с людьми тепло, но без лишних эмоций — спокойно, доброжелательно, по-деловому;
• видит в рутине систему и превращает хаос в регламент.

Если вы про «разложить по полочкам», «довести до конца» и «чтобы всё работало» — вы нам подходите.

Чем предстоит заниматься 1. Операционное управление — держать контур компании

• Ведение календаря и расписания CEO: встречи, созвоны, планёрки.
• Утренние и вечерние планёрки по Битрикс24 и AI-направлению: постановка задач, контроль дедлайнов, разбор «застрявших» вопросов.
• Контроль выполнения задач по всем проектам, эскалация блокеров.
• Проверка деловой переписки в CRM, чатах заказчиков (Telegram, MAX), почте — кто кому не ответил, где ждут нас, где ждём мы.

2. Документооборот и финансовый контроль

• Полный цикл договоров: от подготовки и согласования до подписания и архивации (договоры, доп. соглашения, НДА, КП).
• Работа в 1С: выставление счетов, УПД, проверка платежей.
• Ведение клиентов в CRM (Битрикс24), контроль сделок и этапов.

3. Команда и офис — создавать комфорт и порядок

• Приём сотрудников: оформление, адаптация, первичные процессы.
• Обеспечение офиса: от канцелярии и кофе до нестандартных задач.
• Корпоративные события: дни рождения, тимбилдинги, праздники.
• Проверка рабочих мест, контроль атмосферы.

Также в зоне ответственности:

• Ведение управленческих таблиц и регламентов.
• Личные поручения CEO — от бытовых до стратегических.
• Систематизация процессов и внедрение лучших практик.

Личные поручения руководителя:

• Выполнение личных задач CEO — от бытовых до стратегических.
• Помощь в систематизации процессов и внедрении лучших практик.

Наши ожидания

• Опыт от 1,5 лет на позиции бизнес-ассистента, административного помощника или руководителя административного отдела.
• Уверенное владение Excel/Google Таблицами — вы умеете строить таблицы, которые считают сами.
• Грамотная устная и письменная речь — вы пишете чётко, структурированно, без ошибок.
• Опыт работы с Битрикс24 и/или 1С (счета, УПД, платежи).
• Способность работать в многозадачности, сохраняя спокойствие и фокус.
• Гиперответственность: если вы взяли задачу — она будет сделана, даже если для этого придётся разобраться в новом.

Личностные качества:

• Административная хватка: вы видите, где рассыпается процесс, и умеете его собрать.
• Позитивное мышление: вы не жалуетесь на обстоятельства, а ищете решение.
• Эмоциональная устойчивость: вы не теряетесь в стрессе и не «взрываетесь» на людей.
• Тепло и открытость: вы умеете общаться с людьми так, чтобы им было комфортно, но при этом держите деловую дистанцию.
• Внимание к деталям: вы замечаете то, что другие пропускают.
• Инициативность: вы не ждете указаний, а видите зону улучшения и предлагаете решение.

Что предлагаем

• Заработная плата оговаривается на собеседовании в зависимости от навыка кандидата. Нет фиксированной вилки, готовы рассмотреть любое предложения исходя из соотношения цена/уровень профессионализма.
• Официальное трудоустройство с первого дня, полный социальный пакет.
• График: 5/2 с 10:00 до 19:00. Возможны задержки.
• Карьерный рост: до административного директора, проект-менеджерна, HR-менеджера и других — мы растём и растим своих.
• Комфортный офис в центре Краснодара с собственной парковкой, современной техникой и всем необходимым.
• Дружная команда 30+ человек, которая поддержит и поможет.
• Активная корпоративная жизнь: мы не просто работаем вместе, мы дружим. Насыщенные корпоративы, тимбилдинги, праздники и, конечно, наш легендарный совместный отдых.

Почему это интересно Вы станете правой рукой руководителя в компании, которая:

• 10 лет на рынке и входит в ТОП-3 партнёров 1С-Битрикс по Краснодарскому краю и ЮФО;
• работает с 1С-Битрикс, Битрикс24, PHP, Java, 1С, Vue, MySQL и внедряет АИ-агентов;
• строит процессы по Scrum и Kanban;
• растёт сама и развивает команду.

Здесь ваши идеи услышат и реализуют.

Если вы чувствуете, что это про вас — откликайтесь. Давайте знакомиться!

Ключевые навыки

• Организация встреч
• Битрикс24
• Деловая корреспонденция
• Грамотная речь
• Прием посетителей
• Деловая переписка
• Закупка товаров и услуг
• Документооборот
• Грамотная письменная речь
• Работа в MS Office
• Ответственность и пунктуальность
• Работа в условиях многозадачности
• Кадровое делопроизводство
• Организация корпоративных мероприятий
• SMM