Офис-менеджер

Описание вакансии

Компании ЮРКОМ требуется офис-менеджер с умением планировать рабочие процессы, распределять задачи, организовывать встречи, деловые поездки и внутренние мероприятия.

Сотрудник должен быть:

• Энергичный — с высоким жизненным тонусом, быстро включаться в дела, проявлять инициативу и энтузиазм.
• Работоспособный — способен долго и продуктивно выполнять объём задач, не теряя эффективности, уметь грамотно распределять силы.
• Многозадачный — эффективно переключаться между несколькими делами или держать в поле зрения несколько задач одновременно (или очень быстро их чередовать).

Обязанности:

• Подготовка офиса к началу рабочего дня.
• Отслеживание своевременных оплат за аренду, коммунальные услуги, связь и интернет.
• Работа на ресепшене, ответы на входящие звонки и распределение их по специалистам.
• Ведение документооборота (отправка – получение документов, распределение их между отделами);
• Учет входящей и исходящей корреспонденции
• Организация отправки документов (E-mail / Почта России / Курьерские службы);
• Координация работы курьера в офисе
• Тravel-поддержка сотрудников компании (подбор и бронирование билетов, гостиниц, заказ такси и т.п.);
• Взаимодействие с технической поддержкой компании;
• Обеспечение офиса : канцелярскими принадлежностями, хозяйственными нуждами, расходными материалами; (в том числе обеспечение офисов в 2 других регионах по заявкам )
• Встреча клиентов и партнеров компании;
• Мониторинг важных событий и дат, заказ подарков и цветов.
• Выполнение текущих и личных поручений руководства.

Требования:

• опыт работы в аналогичной должности как преимущество;
• законченное высшее образование;
• грамотная письменная и устная речь;
• стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;
• уверенный пользователь ПК, знание программ Word, Excel.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого месяца;
• Своевременная выплата заработной платы, два раза в месяц без задержек.
• График работы: ПН-ПТ с 09-00 до 18-00, по производственному календарю.
• Отпуск и больничный оплачивается.
• Испытательный срок 3 месяца.

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Тревел-поддержка
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Бумажный документооборот
• Архивирование документов
• Прием посетителей
• Организация корпоративных мероприятий
• Работа с оргтехникой
• Хозяйственное обеспечение офиса