Офис-менеджер

Описание вакансии

Офис-менеджер в транспортную компанию (м. Гостиный двор / Невский проспект)

ООО «РКП-ТРАНС» — транспортно-логистическая компания, основанная в 2008 году. Мы специализируемся на экспедировании грузов и перевозках различными видами транспорта.

Мы ищем офис-менеджера, который станет надёжной опорой команды: возьмёт на себя административные задачи, поддержит руководителя и обеспечит комфортную работу офиса.

Ваши задачи:

Административная поддержка руководителя:

• Выполнение рабочих и личных поручений генерального директора.
• Travel-поддержка: покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц и квартир для руководителя и сотрудников.
• Контроль оплаты личных и рабочих счетов генерального директора.
• Подготовка презентаций и материалов, организация встреч и командировок.

Документооборот и делопроизводство:

• Приём, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Оформление и отправка писем Почтой РФ и курьерскими службами.
• Составление договоров, официальных ответов на запросы, ведение архива.
• Ведение документации по пожарной безопасности для трёх юридических лиц.
• Работа в MS Office (Word, Excel), Google Sheets.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Заказ канцелярии, воды, чая, кофе, фруктов.
• Контроль чистоты и порядка, взаимодействие с клининговой службой.
• Взаимодействие с администрацией бизнес-центра: продление субаренды, пропуска для сотрудников и автомобилей, заявки на внос и вынос.

Взаимодействие с подразделениями и внешние коммуникации:

• Работа с юристами, логистами и бухгалтерией по текущим вопросам.
• Контроль штрафов ГИБДД по автопарку: своевременная передача юристу для обжалования, в бухгалтерию — для оплаты.
• Заказ сувенирной и рекламной продукции, работа с дизайнером по макетам.

Корпоративная культура:

• Организация корпоративных мероприятий и поздравлений сотрудников с днём рождения.

Наши ожидания:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или на аналогичной позиции от 2 лет.
• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel), Google Sheets, электронная почта, офисная техника.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Организованность, внимательность к деталям, умение работать в режиме высокой многозадачности.
• Доброжелательность, ответственность, готовность быстро реагировать на запросы.
• Стрессоустойчивость и умение не терять фокус в периоды высокой нагрузки.
• Понимание конфиденциальности при работе с личными поручениями руководителя.

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• График работы: 5/2, с 10:00 до 18:00.
• Офис в шаговой доступности от метро: Гостиный двор / Невский проспект.
• Дружный коллектив и поддержка на всех этапах адаптации.
• Комфортный офис и все необходимые ресурсы для эффективной работы.

Ключевые навыки для резюме: административная поддержка, делопроизводство, документооборот, организация мероприятий, travel-поддержка, работа с офисной техникой, MS Excel, Google Sheets, деловая переписка, управление офисом.

📩 В сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на 3 вопроса:

• Где и сколько вы работали офис-менеджером (или на похожей позиции)? Что входило в ваши обязанности?
• Приведите пример, когда на вас «свалилось» сразу много задач. Как вы справились?
• Как вы понимаете конфиденциальность в работе с личными поручениями руководителя?

Отклики без ответов на эти вопросы мы, к сожалению, не рассматриваем — так мы экономим время и ваше, и наше.