Руководитель отдела документооборота

Описание вакансии

О компании

ЭМ Рент размещает технологическое оборудование на площадках партнёров: постаматы, цифровые рекламные экраны и зарядные станции. Работаем с крупнейшими технологическими платформами страны, ведём сотни договоров с собственниками площадок и партнёрами. Ищем руководителя, который наведёт порядок в договорной работе и выстроит процессы отдела.

Задачи

Руководство отделом из 5 сотрудников: распределение задач, контроль сроков и качества, обучение.

Выстраивание процесса «заявка от менеджера → договор → подписание → CRM» с понятными сроками на каждом этапе.

Контроль подготовки договоров, допсоглашений и закрывающих документов, согласование правок контрагентов.

Проверка контрагентов перед заключением договоров.

Контроль актуальности базы договоров: сроки действия, пролонгации, расторжения, соответствие договоров фактически действующим точкам.

Взаимодействие с бухгалтерией и юристами: сверки, первичка, передача документов.

Организация работы с курьерами и ЭДО.

Внедрение шаблонов и автоматизации, в том числе AI-инструментов для заполнения и сверки договоров.

Отчётность руководству по состоянию договорной базы.

Мы ждём

Опыт в договорной работе или документообороте от 3 лет.

Опыт управления командой от 3 человек.

Понимание структуры договоров аренды, размещения и оказания услуг, умение работать в режиме правок.

Опыт с первичной документацией и ЭДО.

Уверенный Excel и Word, опыт работы в CRM (Битрикс24 — плюс).

Системность: умение превратить поток заявок в понятный процесс с регламентами.

Внимание к деталям, ответственность, готовность разбираться с новыми инструментами.

Условия

Оклад 130 000 ₽ на руки, всё официально, выплаты 2 раза в месяц.

Оформление по ТК РФ с первого дня, испытательный срок 3 месяца.

График 5/2, с 10:00 до 18:00.

Гибрид: несколько дней в офисе (м. Цветной бульвар), остальные удалённо.

Прямое подчинение руководству и возможность выстроить отдел под себя.