Администратор офиса/Офис-менеджер

Описание вакансии

О компании

ООО «Макспол Недвижимость» — компания на рынке недвижимости Москвы и Московской области с 16-летней историей. Мы предоставляем полный спектр услуг: продажа, аренда, доверительное управление недвижимостью, сопровождение сделок с новостройками и вторичным жильём.

О вакансии

Администратор у нас — не «секретарь» и не «дежурный». Это главный операционный центр, от которого зависит скорость реакции на запросы клиентов, исправность рекламных каналов и комфорт каждого сотрудника. Именно этот человек создаёт порядок, без которого невозможна слаженная работа команды.

Зарплата: 80 000 ₽

Что нужно делать

• Ловите заявки. Принимаете звонки и сообщения с ЦИАН, Авито, Домклика и Яндекса, заносите их в Битрикс24 и следите, чтобы ни одна не потерялась и брокер вовремя её взял.
• Раздаёте ключи. Выдаёте и блокируете доступы к CRM, площадкам, почте, удалённому столу и сим-картам. Ведёте учёт паролей и спасаете тех, кто их забыл.
• Держите связь. Следите, чтобы рекламные номера, баннеры и переадресация работали. Ловите ошибки выгрузки объявлений, продлеваете или снимаете публикации вместе с руководителями.
• Наполняете офис. Заказываете бумагу, канцелярию, чай/кофе, картриджи и фильтры, обустраиваете рабочие места для новичков.
• Храните порядок в документах. Ведёте реестры договоров, сделок, приёма объектов и сертификатов. Оформляете доверенности, сканируете, сшиваете и нумеруете.
• Связываете людей. Записываете клиентов и брокеров на встречи, организуете брокер-туры, заказываете выписки ЕГРН, встречаете кандидатов и гостей в офисе.
• Говорите за компанию. Отвечаете на отзывы, готовите презентации для собраний и данные по заявкам для руководителей.
• Учите команду. Записываете видео-обучения, кладёте их в базу знаний, отвечаете на вопросы в чате и проводите первичное обучение новых сотрудников по Битрикс24.
• Улучшаете процесс. Создаёте шаблоны и чек-листы, автоматизируете рутину, чтобы у брокеров и других отделов освобождалось время.
• Помогаете руководителям. Берёте небольшие поручения (до 20 минут), а крупные задачи согласовываете с непосредственным руководителем.

Что мы предлагаем

• Стабильный доход — на период испытательного срока 75 000 ₽, после — 80 000 ₽. Выплаты 2 раза в месяц без задержек.
• Работа в центре событий — вы видите всю картину работы компании и влияете на её эффективность.
• Полная поддержка — настроенная CRM, доступ ко всем системам, корпоративная связь.
• Комфортный офис — м. Дубровка, БЦ «Меркурий» (5 минут пешком), оборудованное рабочее место.
• График — полный день, пятидневка.
• Карьерный рост — администратор → старший администратор → руководитель отдела. Мы поддерживаем тех, кто хочет развиваться.

Что мы ждём от вас

Профессиональные навыки:

• Уверенно работаете в Excel/Google Sheets (сводные таблицы, фильтры, ВПР).
• Есть опыт работы в CRM (Битрикс24 или похожих): создание заявок, задач, отчётов.
• Понимаете, как настроить телефонию (Мегафон, переадресация, роуминг) — хотя бы базово.
• Понимаете логику работы площадок ЦИАН, Авито, Домклик, Яндекс.
• Грамотно говорите и пишете.

Личные качества:

• Многозадачность и стрессоустойчивость — умеете работать с 10+ задачами одновременно.
• Проактивность — видите проблемы до того, как они остановят процесс.
• Внимательность к деталям — реестры, пароли, сроки.
• Организованность и умение выстраивать процессы.
• Сервисное мышление — ориентация на потребности коллег, стремление сделать их работу проще.
• Инициативность — предлагаете улучшения, а не ждёте задач.

Ключевые навыки

• Деловая коммуникация
• Деловое общение
• Администрирование
• Работа с оргтехникой
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Точность и внимательность к деталям
• Ориентация на клиента
• Деловая переписка
• Телефонные переговоры
• Документальное сопровождение
• Работа с базами данных