Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Компания «Про Порядок» занимается ландшафтным проектированием, благоустройством, озеленением, дизайном интерьеров и ремонтом квартир и загородных домов.

Ищем организованного ассистента, который умеет искать исполнителей, договариваться и доводить задачи до результата. Основное направление — подбор подрядчиков, техники и материалов, организация выполнения заявок, а также работа с документами по готовым шаблонам.

Что предстоит делать

• Искать подрядчиков, бригады, поставщиков материалов и спецтехнику под задачи компании.
• Звонить исполнителям, уточнять возможности, сроки, состав работ и условия.
• Сравнивать предложения по полной стоимости и надёжности, договариваться о более выгодных условиях.
• Передавать выбранные варианты и итоговую цену на согласование.
• Контроль выход бригад и доставку материалов на объекты.
• Вести документооборот (заполнять типовые договоры, сметы и акты)
• Выполнять отдельные личные и офисные поручения: закупать расходные материалы, канцелярию, воду, передавать документы и уточнять информацию.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• Имеет базовый опыт работы с документами, звонками и организационными задачами.
• Самостоятельно заполняет договоры и акты по шаблонам, проверяет реквизиты, суммы и даты.
• Уверенно работает с компьютером, текстовыми документами, таблицами и электронной почтой, быстро осваивает новые программы.
• Готов к активному телефонному общению: умеет задавать вопросы, вести переговоры и добиваться конкретных договорённостей.
• Внимательно слушает, уточняет задачу и фиксирует требования.
• Умеет расставлять приоритеты, вести несколько заявок одновременно и контролировать сроки.
• Сохраняет собранность в срочных ситуациях, оперативно перестраивает план действий и предлагает решения.
• Своевременно сообщает о сложностях и доводит поручения до завершения без постоянных напоминаний.

Подойдёт опыт ассистента, администратора, координатора, офис-менеджера, специалиста по закупкам или снабжению.

Условия работы

• Работа в офисе в Жуковском.
• Офисный график: понедельник–пятница, с 10:00 до 18:00.
• В субботу и воскресенье необходимо оставаться на связи в течение дня.

Откликайтесь! В отклике кратко расскажите, с какими документами вы работали и был ли у вас опыт поиска исполнителей, поставщиков или организации нескольких задач одновременно.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Планирование рабочего дня руководителя
• Документооборот
• Аналитическое мышление
• Электронный документооборот
• Сбор и анализ информации
• Оперативный поиск информации в сети Интернет
• Работа с документами
• Точность и внимательность к деталям
• Управление временем
• Навыки межличностного общения
• Работа с большим объемом информации