Офис-менеджера/помощника руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

-Обеспечение жизнедеятельности офиса:

Контроль чистоты помещений и поддержание порядка;

Своевременный заказ и отчет расходных материалов, и канцелярских товаров;

Регулирование вопросов ремонта мебели и технического обслуживания техники;

Взаимодействие с клинингом, администрацией БЦ;

Координация с поставщиками услуг и курьерскими службами;

-Административная поддержка руководителя и сотрудников:

Выполнение поручений руководителя;

Прием входящих звонков и документов от контрагентов, передача информации соответствующим сотрудникам;

Консультация работников по вопросам внутренней документации и корпоративным процедурам;

Планирование, организация и проведение внутренних событий компании (праздники, сессии, выезды);

Бронирование авиа- и ж/д- билетов‚ гостиниц для командировок сотрудников;

Координация с поставщиками услуг и курьерскими службами;

Работа с оргтехникой и MS Office: Outlook, Word, Excel, 1С;

Подготовка и подача напитков (чай, кофе) для руководителя и гостей компании;

-Работа с документацией:

Обработка входящей корреспонденции, работа с исходящей документацией;

Ведение реестра отправки и получения корреспонденции;

Ведение делопроизводства, документооборота;

Внесение в базу 1С новых контрагентов;

-Внутренняя коммуникация и взаимодействие с партнерами:

Представительство компании перед внешними организациями и клиентами (почта, курьерские службы, контрагенты);

Решение организационных вопросов взаимодействия между подразделениями внутри компании;

Организация встреч и переговоров, подготовка необходимой документации;

создание информационных рассылок/писем о ключевых событиях,

Требования:

-владеет грамотной письменной и устной речью;

-умеет обращаться с оргтехникой;

-универсален — качественно выполняет широкий круг обязанностей, умеет -адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;

-умеет работать с документами;

-имеет организаторские способности.

Условия:

​​​​​​​-Официальное оформление в соответствии с ТК РФ, социальные гарантии;

-Достойный уровень работы;

-Пятидневная рабочая неделя с 9-00 до 18-00;

-Комфортабельный офис (чай, кофе в неограниченном количестве);

-Реальные возможности финансового, профессионального и карьерного роста.

Ключевые навыки

• Документооборот
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Написание текстов
• Деловая переписка
• Делопроизводство
• Работа с оргтехникой