Бизнес-ассистент собственников

Описание вакансии

Ищем Бизнес-ассистента, который станет надежной операционной опорой для собственников компании и Руководителя отдела развития.

Нам нужен не просто исполнитель поручений, а человек, который умеет организовать большой поток задач: зафиксировать, расставить приоритеты, проконтролировать сроки и довести до результата.

О компании Мы — группа компаний с опытом более 13 лет в сфере алюминиевых конструкций и более 7 лет в производстве огнестойких конструкций.

ООО «Противопожарные системы» — российский производитель противопожарных алюминиевых конструкций и противопожарного стекла с одной из крупнейших производственных баз в Казани.

Монтаж проектов выполняет ООО ПО «Фасадные решения», специализирующееся на реализации фасадных и алюминиевых конструкций на крупных строительных объектах.

Среди наших реализованных объектов:

• Интернациональные школы;
• кампусы Иннополиса;
• IT-парк им. Баширова в Казани;
• новое здание Театра им. Галиаскара Камала;
• ЦУМ в Казани.

Наши проекты реализованы в Казани, Сочи, Крыму, Абхазии, Липецке, Твери, Самаре, Тольятти и других регионах.

Сегодня компания продолжает расти, развивать внутренние процессы и цифровые инструменты. В связи с этим мы ищем человека, который поможет собственникам и руководителю нового направления освободить время от операционных задач и сделать работу более системной.

Чем предстоит заниматься Организация работы руководителей:

• вести календари, назначать и переносить встречи;
• координировать участников и напоминать о договоренностях;
• организовывать поездки, билеты, гостиницы и другие сопутствующие вопросы.

Контроль задач:

• фиксировать входящие поручения;
• ставить задачи в Bitrix24, назначать ответственных и сроки;
• контролировать исполнение и просрочки;
• самостоятельно напоминать и добиваться обратной связи;
• следить, чтобы ни одна договоренность не потерялась.

Работа со встречами и информацией:

• участвовать в рабочих встречах;
• вести протоколы;
• переводить договоренности в конкретные задачи;
• собирать и структурировать необходимую информацию;
• готовить руководителю краткие выводы и варианты решения.

Документы и организационные вопросы:

• работать с документами, счетами, справками и подписанием документов;
• взаимодействовать с подразделениями компании;
• решать текущие офисные и административные вопросы;
• выполнять отдельные бизнес- и личные поручения собственников.

По мере адаптации и готовности можно будет подключаться к координации проектов Отдела развития и расширять свою зону ответственности.

Кого мы ищем Нам подойдет кандидат, который:

• имеет опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, операционным менеджером или координатором проектов от 1 года;
• умеет самостоятельно организовывать свою работу;
• не ждет отдельной инструкции на каждый следующий шаг;
• умеет работать с большим количеством разноплановых задач;
• фиксирует договоренности и доводит задачи до результата;
• умеет расставлять приоритеты;
• грамотно пишет и говорит;
• уверенно работает с Excel / Google Sheets, документами, календарями и мессенджерами;
• готов работать с Bitrix24 и быстро осваивать новые цифровые инструменты;
• спокойно относится к динамичной среде и изменению приоритетов.

Будет преимуществом:

• опыт работы непосредственно с собственником или первым лицом компании;
• опыт протоколирования встреч;
• опыт координации проектов или подрядчиков;
• уверенное использование ChatGPT и других ИИ-инструментов;
• опыт работы с Bitrix24 или другой CRM.

Эта позиция вам подойдет, если Вы не ограничиваетесь фразой: «Я написал, но мне не ответили».

Если задача находится у вас — вы контролируете ее до результата: напоминаете, уточняете, ищете другой способ решения и своевременно сообщаете руководителю о рисках.

Вы умеете наводить порядок там, где одновременно происходит много разных процессов, и получаете удовлетворение, когда из хаоса появляется понятная система.

Что мы предлагаем

• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• полностью официальную заработную плату;
• уровень дохода обсуждается индивидуально и зависит от опыта и компетенций кандидата;
• испытательный срок — 3 месяца;
• работу в офисе в Казани, адрес ул.Салиха Батыева,17
• график 5/2, полный рабочий день;
• корпоративную технику для работы;
• непосредственное взаимодействие с собственниками и руководителями компании;
• обучение внутренним инструментам и процессам;
• возможность постепенно переходить от ассистирования к координации проектов;
• возможность профессионального роста вместе с новым Отделом развития.

Как проходит отбор Мы хотим понять не только ваш опыт, но и то, как вы думаете и организуете работу.

Этапы отбора:

• знакомство и собеседование с HR;
• собеседование с Директором по персоналу;
• небольшое практическое тестовое задание;
• финальная встреча с Руководителем отдела развития.

Если вы умеете самостоятельно организовывать задачи, держать под контролем сроки и хотите работать рядом с людьми, принимающими ключевые решения в бизнесе, — откликайтесь. Будем рады познакомиться.