Офис-менеджер

Описание вакансии

Компания «Инфосистемы Джет» – крупнейший системный интегратор в России и странах СНГ. Мы работаем 35 лет, в компании более 2000 человек.

Наши основные направления деятельности: информационная безопасность, бизнес-решения и программные разработки, ИТ- и телекоммуникационная инфраструктура, аутсорсинг и техническая поддержка и др.

Обязанности:

• Делопроизводство (сбор подписей сотрудников, сканирование документов, получение корреспонденции, заказ курьеров для отправки корреспонденции).
• Жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, питьевой воды, расходных материалов, организация обслуживания офисной техники, руководство клинингом).
• Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка).
• Взаимодействие с Дирекцией по развитию филиалов, администраторами сервисного центра (СЦ) и центра информационной безопасности (ЦИБ), и финансовым отделом головной компании (организационные вопросы, отчетность, и др.).
• Контроль за состоянием СОВМЕСТНОГО офиса (электричество, интернет, вода, работоспособность сантехники, бытовой техники и др.) Оперативный вызов соответствующих служб арендодателя, сервисных центров и ТО систем жизнеобеспечения).
• Организационная работа по соцпрограмме (помощь в организации медицинского страхования, наборы новичков, печатная продукция, подарки).
• Встреча и прием гостей в офисе, помощь в подготовке к праздничным и маркетинговым мероприятиям, тимбилдингам.
• Выполнение поручений руководства филиала, администраторов СЦ и ЦИБ.
• Помощь в организации пожарной безопасности сотруднику службу безопасности (Поддержание порядка с информационными табличками и планами эвакуации, работоспособное состояние систем информирования и оповещения).
• Прием и адаптация новых сотрудников, знакомство с жизнью филиала, погружение в правила и регламенты которые действуют на территории офиса и бизнес-центра.
• Сопровождение работ, производимых на территории филиала третьими лицами в целях обеспечения контроля сохранности чувствительных данных и имущества.
• Контроль качества клининга в филиале.
• Инвентаризация и ведение учета склада, контроль за состоянием помещения склада, обеспечение порядка и соблюдение условий хранения оборудования.
• Контроль состояния мест общего пользования: переговорные, коридоры и т.п..
• Отправка корреспонденции через почтовые отделения «Почты России»: документы по воинскому учету.
• Выдача пропусков, ведение учета выдачи и изъятия пропусков в журнале, добавление новых сотрудников в систему СКУД, термопечать на новых пропусках.
• Заказ курьеров для отправки оборудования ДИТ в Москву.
• Решение проблем с Бизнес центром (бытовые проблемы: свет, вода, протечки, кондиционирование, вентиляция, отопление).

Требования:

• Высшее образование.
• Владение офисными программами MS Оffice (Word, Excel), эл.почта на уровне уверенного пользователя.
• Опыт работы секретарем\офис-менеджером от 2ух лет.
• Личные качества: умение планировать свое рабочее время, умение контролировать поставленные задачи, ориентироваться на результат.

Условия:

• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом: оклад + премия.
• Формат работы - офис.
• Оформление по ТК РФ (декретная ставка), 100% компенсация отпуска и больничного листа.
• Работа в дружном коллективе.
• Офис г. Самара ул. Мичурина 21.
• График пятидневный: с 10.00-18.30.
• Соц. пакет: ДМС, оплата абонемента в фитнес, изучение английского языка.
• Корпоративные мероприятия.

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Деловая переписка
• Документооборот
• Тревел-поддержка
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Прием посетителей
• Деловое общение