Заместитель директора по административно-хозяйственной деятельности (АХЧ)

Описание вакансии

Заместитель директора по административно-хозяйственной деятельности (АХЧ) Лицей им. С.Н. Нюберг

Опыт работы: от 5 лет в административно-хозяйственной, финансово-административной или управленческой сфере; опыт в образовании будет преимуществом.

Занятость: полная (5 дней в неделю).

График работы: пн–пт, 9:00–18:00.

Заработная плата: от 150 000 до 170 000 руб.

Лицей имени С.Н. Нюберг – частное общеобразовательное учреждение с углублённым изучением математики. Мы создаём уникальную образовательную среду, стремимся к уважительному взаимодействию, развитию самостоятельности и исследовательского интереса у детей.

Приглашаем в команду заместителя директора по административно-хозяйственной деятельности, который обеспечит стабильную работу инфраструктуры, финансовое сопровождение и эффективные административные процессы лицея.

Чем предстоит заниматься Общие управленческие обязанности (выстраивание и контроль работы отделов)

• Выстраивание эффективной системы работы административных, хозяйственных и сервисных сотрудников (администраторы, закупки, АХЧ, охрана, клининг, медицинский персонал и др.).
• Определение зон ответственности и регламентов.
• Постановка целей и задач, контроль их исполнения и результативности.
• Регулярный мониторинг операционной деятельности подразделений, выявление «узких мест» и инициирование улучшений.
• Проведение планерок и оперативных совещаний.
• Контроль соблюдения внутренних регламентов, стандартов сервиса и сроков выполнения задач всеми подразделениями.
• Разработка и актуализация должностных инструкций, положений об отделах и процессных карт.
• Подготовка предложений директору по оптимизации процессов.
• Обеспечение прозрачности отчётности отделов и регулярного информирования директора о ключевых показателях их работы.

Финансовое сопровождение

• Подготовке и согласовании бюджета лицея, контроль его исполнения.
• Работа с субсидиями: сбор и подготовка документов учеников, подача онлайн заявок, отчётность, взаимодействие с профильными органами.
• Начисление заработной платы: сбор, проверка и передача данных в бухгалтерию, контроль сроков и корректности расчётов.
• Контроль работы бухгалтерии: расчётов с контрагентами, родителями и партнёрами, мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности.
• Взаимодействие с удалённой бухгалтерией: постановка задач, сверка данных, контроль отчётности, решение спорных вопросов.
• Подготовка финансовых и аналитических отчётов для директора и учредителей.
• Лицензирование: подготовка документов, сопровождение лицензирования и аккредитации, взаимодействие с надзорными органами.

Контроль за административной деятельностью

• Выстраивание и оптимизация административных процессов лицея.
• Взаимодействие с администраторами: распределение задач, контроль качества, обучение и оценка работы.
• Обеспечение высокого уровня клиентского сервиса.
• Организация и контроль качественного процесса продаж.
• Контроль качества работы с CRM, отслеживание эффективной обработки писем и звонков в соответствии с регламентом. .
• Взаимодействие с PR-отделом и организация его работы.
• Организация документооборота по зачислению и отчислению учащихся: приём заявлений, оформление приказов, ведение личных дел, взаимодействие с родителями.
• Контроль ведения договоров с родителями, дополнительных соглашений и тарифов.
• Взаимодействие с педагогическим и методическим блоком по организационным вопросам.
• Обеспечение высокого качества клиентского сервиса.

Закупки (контроль)

• Организация работы администраторов по закупке товаров.
• Планирование и контроль закупок товаров, работ и услуг для нужд лицея.
• Подготовка и проверка документации, сопровождение закупочных процедур в рамках внутренних регламентов.
• Поиск поставщиков, анализ коммерческих предложений, согласование условий.
• Контроль исполнения договоров, сроков поставок и качества.

Хозяйственный блок

• Организация работы медицинского персонала: контроль качества медицинского сопровождения, контроль допусков, взаимодействие с медицинскими организациями, ведение документации.
• Безопасность и взаимодействие с органами: контроль пропускного режима, пожарной безопасности, антитеррористической защищённости; взаимодействие с МЧС, Росгвардией, полицией и контролирующими органами.
• Ремонт и обновление: планирование и контроль летних ремонтных работ, обслуживание здания, инженерных систем и территории, обновление оборудования и мебели.
• Контроль работы подрядчиков, клининга, охраны и технического персонала.

Общие обязанности

• Участие в заседаниях, педсоветах и рабочих встречах.
• Подготовка отчётов и предложений по улучшению административно-хозяйственной работы.
• Соблюдение нормативных актов, локальных документов и стандартов лицея.
• Взаимодействие с PR-службой по информационному освещению значимых событий и достижений.

Обязательные требования

• Высшее образование (экономическое, управленческое, юридическое, административное или педагогическое).
• Опыт руководящей работы от 5 лет, желательно в образовательной организации, частном или муниципальном учреждении.
• Знание 44-ФЗ, 223-ФЗ, основ бухгалтерского учёта, трудового законодательства, СанПиН, пожарной безопасности.
• Опыт работы с субсидиями, бюджетированием и отчётностью.
• Навыки управления персоналом, документооборота, работы в 1С, Excel, ЭДО.
• Готовность к многозадачности, стрессоустойчивость, ответственность.

Будет преимуществом

• Опыт работы в частной школе или лицее.
• Знание лицензионных требований к образовательной деятельности.
• Опыт взаимодействия с контролирующими органами.
• Курсы по охране труда, пожарной безопасности, антитеррористической защищённости.
• Опыт управления удалённой бухгалтерией и финансовыми процессами.

Условия работы

• Полная занятость (5 дней в неделю), график пн–пт, 9:00–18:00.
• Адрес: Москва, Павелецкая наб. 8 стр. 24.
• Бесплатное питание в столовой лицея.
• Скидка на обучение детей сотрудника.

Профессиональное развитие

• Сообщество активных управленцев и педагогов.
• Повышение квалификации при поддержке лицея (компенсация 50% при выборе своих курсов).
• Участие в методических семинарах и профессиональных сообществах.

Как попасть в команду

• Отправьте резюме с указанием опыта административно-хозяйственной и финансовой работы.
• После отбора – собеседование c HR, далее тестовое задание и собеседовние с директором.