Бизнес-ассистент предпринимателя / Ассистент руководителя

Описание вакансии

Бизнес-ассистент предпринимателя Меня зовут Николай Мальцев, я предприниматель и основатель сети мясных магазинов и собственного производства «ФерМама».

Сейчас ищу бизнес-ассистента — человека, который станет моей правой рукой в ежедневных задачах и новых проектах.

Это не позиция секретаря и не работа только с календарём, документами и напоминаниями.

Мне нужен человек, которому можно передать задачу в формате:

«Есть идея — разберись, как её реализовать»

и получить не набор ссылок из интернета, а понятное решение и доведённый до результата проект.

Пример задачи

Я говорю:

«Хочу поставить кофейные аппараты в наших магазинах. Разберись, как это лучше сделать».

Дальше ассистент самостоятельно:

• изучает варианты оборудования;
• находит поставщиков и подрядчиков;
• узнаёт стоимость покупки, аренды и обслуживания;
• выясняет стоимость расходников;
• подбирает мебель и необходимые решения для размещения;
• уточняет технические требования;
• запрашивает коммерческие предложения;
• сравнивает цены, сроки и условия;
• собирает всё в понятную таблицу;
• предлагает несколько вариантов решения;
• после согласования помогает довести проект до запуска.

И таких задач будет много.

Сегодня это может быть кофейный аппарат.

Завтра — изменение дизайн-концепции магазина.

Потом — открытие новых магазинов, поиск оборудования, мебели, подрядчиков, работа с дизайнером, решение документального вопроса или запуск нового направления.

Что предстоит делать

• вести и контролировать мои задачи и поручения;
• самостоятельно разбираться в новых вопросах;
• искать и проверять информацию;
• находить поставщиков, подрядчиков и исполнителей;
• звонить, вести переписку и договариваться;
• запрашивать коммерческие предложения;
• сравнивать цены, условия и сроки;
• готовить таблицы и короткие выводы для принятия решения;
• организовывать встречи и переговоры;
• контролировать договорённости и сроки;
• помогать запускать новые проекты;
• решать организационные и документальные вопросы;
• взаимодействовать с дизайнерами, типографиями, мебельщиками, рекламными и другими подрядчиками;
• при необходимости выезжать по Йошкар-Оле на встречи, объекты или для контроля выполнения работ.

Какого человека я ищу

В первую очередь мне важны:

Системность.

Если одновременно есть 15 задач — ни одна не должна потеряться.

Самостоятельность.

Не нужно ждать подробной инструкции на каждый следующий шаг.

Ответственность.

Если договорились сделать задачу к определённому сроку — она должна быть выполнена либо заранее должен быть понятен статус и причина задержки.

Внимательность.

Важно перепроверять цифры, даты, документы, адреса и договорённости.

Умение думать и искать решения.

Что важно

• грамотная устная и письменная речь;
• уверенная работа с Google Таблицами / Excel;— ChatGPT и других нейросетей
• уверенная работа с ChatGPT и другими нейросетями
• умение работать с большим количеством задач;
• умение быстро находить и проверять информацию;
• отсутствие страха перед звонками и переговорами;
• умение структурировать информацию;
• ответственность за результат, а не только за процесс.

Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, координатором проектов или офис-менеджером будет преимуществом.

Будет плюсом:

• опыт работы рядом с предпринимателем или руководителем;
• опыт взаимодействия с подрядчиками;
• опыт ведения проектов;
• работа в Trello, Notion, Битрикс24 или других системах управления задачами;

Кому вакансия не подойдёт

• если вы ждёте подробную инструкцию на каждое действие;
• если боитесь звонить незнакомым людям;
• если можете забыть задачу или срок;
• если не любите перепроверять информацию;
• если первая найденная ссылка для вас уже считается выполненной задачей;
• если вам комфортнее выполнять одинаковые задачи каждый день.

Что вы получите

• работу напрямую с собственником бизнеса;
• погружение в реальные бизнес-задачи;
• опыт запуска новых проектов и направлений;
• большую самостоятельность в работе;
• возможность быстро прокачаться в управлении проектами, переговорах и организации процессов;
• возможность со временем вырасти в руководителя проектов или операционного менеджера.

Как откликнуться

В сопроводительном письме ответьте на небольшой кейс:

Представьте, что я написал вам:

«Хочу установить кофейные аппараты в трёх магазинах “ФерМама”. Разберись, как это лучше сделать».

Напишите:

1. Какие будут ваши первые 5 действий?

2. Какую информацию вы соберёте?

3. В каком виде вы предоставите мне итоговый результат?

Ключевые навыки

• Google Docs
• Тайм-менеджмент
• Управление проектами
• Организация мероприятий
• Сбор и анализ информации
• Деловая переписка
• Анализ данных
• Административная поддержка руководителя
• Подготовка отчетов
• Организаторские навыки