Координатор офиса

Описание вакансии

Привет!

Мы - ASPACE — сервисные офисы для среднего и крупного бизнеса. Мы создаем и развиваем концепцию современного рабочего пространства. Простота решений, функциональность и work-life balance - идеи, которые воплощаются нами в жизнь.

И мы в поиске координатора нашего офиса.

Что тебе предстоит:

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса: встречать курьеров и гостей, поддерживать порядок и уют, оперативно решать административные вопросы.
• Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию: получать, оформлять, рассылать и хранить документы, организовывать почтовые отправления и доставки от имени компании.
• Вести документацию и отчётность: разрабатывать, создавать и вести операционные и отчётные таблицы/формы в Microsoft Office или иных системах для учёта и анализа данных.
• Работать с подрядчиками полного цикла: искать, заключать договоры, формировать технические задания, проверять и корректировать работу, курировать подрядчиков, контролировать сроки, качество и стоимость на всех этапах.
• Заказывать канцелярские, хозяйственные товары и другие ТМЦ: формировать заявки, контролировать остатки, своевременно пополнять запасы и получать закрывающие документы.
• Вести бухгалтерскую отчётность по административным расходам: собирать закрывающие документы, вести таблицы, контролировать их поступление и отправлять на подпись в системе ЭДО.
• Управлять складским помещением: вести операционную деятельность, проводить инвентаризации, актуализировать учётную систему и таблицы учёта, организовывать перевозку мебели между объектами и на склад.
• Организовывать и координировать встречи, переговоры и командировки: расписание, бронирования, логистику и необходимые материалы.
• Помогать HR в организации корпоративных мероприятий и подготовке офиса к праздникам: продумывать концепцию, подбирать украшения, согласовывать с руководством и реализовывать задуманное.
• Организовывать спортивные мероприятия для сотрудников арендаторов на площадках Москвы: подбирать площадки и тренеров, заключать договоры, контролировать оплату счетов.
• Помогать коллегам в административных вопросах и поддерживать комфортную рабочую среду в офисе.

Что мы ожидаем:

• опыт работы на аналогичной позиции от 1 года;
• уверенное владение ПК, в частности Excel;
• высокий уровень самоорганизации и многозадачности, внимательность к деталям;
• готовность решать разнообразные практические задачи;
• проактивность и умение вести переговоры.

Что мы предлагаем:

• график работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 (либо с 8:00 до 17:00);
• оформление по ТК РФ;
• стабильные выплаты заработной платы (2 раза в месяц);
• скидки и бонусы от партнеров;
• ДМС;
• развитую корпоративную культуру;
• комфортное рабочее место в удобной локации (м. Шаболовская, Конный переулок, д.12);
• интересные задачи в развивающейся компании.

Ждем именно тебя!

Ключевые навыки

• Пользователь ПК
• Организаторские навыки
• Грамотная речь
• Организация встреч
• Работа с людьми
• Организация рабочих мест
• Внутренние коммуникации
• Взаимодействие с курьерскими службами