Travel ассистент с функцией офис-менеджера

Описание вакансии

О роли. Небольшой family office ищет организованного, проактивного и внимательного к деталям специалиста на позицию Travel Assistant с функциями Office Manager. Вы станете ключевым звеном, обеспечивающим комфорт, мобильность и бесперебойную работу офиса для семьи и её команды.

Идеальный кандидат — человек, который любит порядок, умеет работать с людьми разного уровня, не теряется в форс-мажорах и способен держать в голове десятки задач одновременно, не забывая ни об одной.

Работа в паре с бизнес-ассистентом собственника компании.

Ключевые обязанности:

Travel-поддержка (80%):

• Планирование и бронирование международных и внутренних поездок: авиабилеты, отели, трансферы, аренда авто, частная авиация;
• Разработка детальных маршрутов и travel-программ с учётом предпочтений и графика семьи;
• Оформление виз, страховок, подготовка всех необходимых документов;
• Взаимодействие с консьерж-сервисами, ресторанами, гидами и поставщиками услуг;
• Оперативное решение проблем в пути: задержки, отмены, изменения планов (24/7 в критических ситуациях);
• Ведение бюджета поездок и последующая отчётность.

Офис-менеджмент (20%):

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупки, канцелярия, вода, кофе, расходные материалы;
• Взаимодействие с арендодателем, клининговыми и техническими службами;
• Ведение документооборота, работа с курьерами и почтой;
• Помощь в организации встреч, приёмов гостей, небольших мероприятий;
• Координация подрядчиков (IT, ремонт, доставка);
• Поддержка руководителя в административных вопросах.

Требования:

• Опыт 3–5 лет в роли travel-ассистента, офис-менеджера, персонального ассистента или в туристической сфере (premium-сегмент);
• Английский язык — intermediate;
• Опыт самостоятельного планирования сложных маршрутов и бронирований;
• Отличные навыки работы с Google Workspace / MS Office, сервисами бронирования;
• Стрессоустойчивость, гибкость, умение работать в режиме многозадачности;
• Высокий уровень конфиденциальности и тактичности;
• Проактивность.

Личные качества:

• Внимание к деталям и педантичность;
• Способность сохранять спокойствие в нестандартных ситуациях;
• Сильные коммуникативные навыки и чувство такта;
• Ответственность и чувство собственности к своей работе;
• Гибкость к меняющимся приоритетам.

Условия:

• Работа в небольшой стабильной команде family office;
• Конкурентная зарплата по итогам собеседования;
• График: 5/2, офис.