Офис-менеджер

Описание вакансии

Мы ищем быстрого, энергичного, организованного и ответственного офис-менеджера, который возьмет на себя полный спектр административных и организационных задач.

Обязанности:

1. Поддержка руководителя и координация графика

Планирование и организация рабочего дня руководителя, контроль соблюдения дедлайнов.

Осуществление взаимодействия между руководителем, сотрудниками компании и внешними организациями.

Поиск, анализ и систематизация необходимой информации, предоставление лучших вариантов решения задач.

Поиск нужных специалистов, подрядчиков и сервисов по поручению руководителя, проведение переговоров и доведение вопросов до результата.

Решение любых разовых и «внезапных» задач руководителя

2. Документооборот и учет

Ведение деловой переписки, составление и оформление официальных писем, подготовка приказов по общей деятельности.

Сканирование, копирование документов, обработка и ввод данных в базы данных и информационные системы (в т.ч. Битрикс24).

Работа с договорами, коммерческой и внутренней документацией.

Заказ полиграфической продукции (визитки, папки, сувенирка).

3. Travel-поддержка и служебные поездки

Сопровождение деловых поездок и командировок руководителя и сотрудников: подбор маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, трансфер, получение счетов на оплату.

Периодические служебные поездки по г. Минску по поручению директора (на собственном авто либо на служебном автомобиле при наличии В/У).

Доставка товаров/документов в службы доставки

4. Административное сопровождение и жизнеобеспечение офиса

Полное управление офисными процессами и закупки: контроль заказ канцелярии, расходных материалов, продуктов питания, поддержание порядка.

Взаимодействие с поставщиками, почтовыми и курьерскими службами, прием доставок.

Составление ежемесячного плана расходов на бытовые и офисные нужды, учет затрат по категориям.

Поиск подрядчиков и контроль качества их работы (клининг, ремонт, электрика, обслуживание кофемашины,).

Подготовка рабочих мест для новых сотрудников, оформление/аннулирование пропусков в системе контроля доступа.

5. Корпоративные мероприятия и забота о команде

Отслеживание дней рождения сотрудников, участие в закупке подарков для сотрудников и партнеров.

Организация корпоративных и официальных мероприятий (приемы делегаций, партнеров, форумы, тимбилдинги): выбор площадок, контроль бюджета и тайминга.

Требования:

• Навык правильно расставлять приоритеты, вести несколько процессов одновременно и быстро работать с большим объемом информации в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь, вы тактичны, дружелюбны, аккуратны и умеете выстраивать эффективное взаимодействие с сотрудниками, партнерами и подрядчиками.
• Свободное владение MS Office (Word, Excel), Google Docs, навык работы в Битрикс24, использовать ИИ-инструменты / современные сервисы.
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.

Мы предлагаем:

• Интересную, динамичную работу с широким спектром задач и возможностью профессионального развития в административной сфере.
• Корпоративное питание;
• Комфортный офис недалеко от метро.
• Социальные гарантии и официальное трудоустройство в соответствии с ТК РБ;
• Разъездной характер работы (г. Минск), возможность использования служебного авто при наличии В/У.
• Компенсация топлива
• Корпоративное такси
• Комфортные условия труда и дружный коллектив

Вакансия является планируемой к созданию (перспективной).

Ссылка на вакансию не публикуется в соответствии с абз. 5 ст. 34 Закона «О занятости населения».

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Внутренние коммуникации
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• исполнение поручений руководителя
• Контроль исполнения решений
• Организация мероприятий