Офис-менеджер / Административный координатор

Описание вакансии

АРХИСТРА — архитектурное бюро, которое проектирует штаб-квартиры, корпоративные интерьеры и общественные пространства для крупнейших российских компаний.

Ищем человека, который будет отвечать за организацию ежедневной работы офиса, документооборот и координацию текущих административных задач.

Если вы любите порядок, умеете самостоятельно решать вопросы, не теряете документы и сроки и комфортно чувствуете себя в режиме многозадачности — будем рады познакомиться.

Обязанности

Документооборот и коммуникации:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции и соответствующих реестров;
• прием, отправка и передача документов и образцов;
• взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, курьерскими и почтовыми службами;
• сканирование, систематизация и размещение документов на корпоративном сервере;
• ежедневный контроль входящей корпоративной почты;
• прием и обработка входящих звонков.

Административное сопровождение офиса:

• взаимодействие с собственником помещения по текущим вопросам;
• организация и контроль клининга;
• контроль показаний счетчиков и передача их собственнику;
• контроль оплаты услуг связи;
• обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными и расходными материалами;
• организация печати и изготовления альбомов и других материалов в типографиях;
• выполнение запросов сотрудников по печати, сканированию и копированию документов;
• организация внутренних корпоративных мероприятий.

Конкурсы, премии и PR:

• подготовка и подача заявок на архитектурные конкурсы и профессиональные премии;
• контроль сроков подачи заявок и прохождения процедур;
• сбор и систематизация необходимых материалов;
• взаимодействие с PR-агентствами и контроль выполнения договоренностей;
• подготовка и размещение информационных публикаций в корпоративной группе «Новости».

Общее:

• выполнение административных и организационных поручений руководителей;
• оперативное решение текущих организационных вопросов;
• участие в обеспечении бесперебойной работы офиса.

Требования:

• опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем, ассистентом или на аналогичной позиции;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение ПК и офисными программами;
• внимательность и аккуратность в работе с документами;
• организованность и умение соблюдать сроки;
• способность самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата;
• хорошие коммуникативные навыки;
• ответственность, исполнительность и инициативность;
• готовность работать с разноплановыми задачами.

Будет преимуществом

• опыт взаимодействия с типографиями и внешними подрядчиками;
• опыт подготовки заявок на конкурсы и профессиональные премии;
• понимание специфики работы с проектной документацией.

Условия

• оформление по ТК РФ;
• график 5/2 c 09:00 - 18:00
• полный рабочий день;
• работа в офисе;
• интересные и разнообразные задачи, связанные с архитектурными проектами;
• работа в профессиональной команде в дружном коллективе;
• возможность развиваться в сфере административного и проектного сопровождения.

Ключевые навыки

• Документооборот
• Закупка товаров и услуг
• Исполнение личных поручений руководителя
• Административно-хозяйственная деятельность
• Работа с оргтехникой
• Администрирование
• Организация корпоративных мероприятий
• Поиск информации в интернет
• Деловая корреспонденция
• Планирование рабочего дня руководителя
• Организаторские навыки
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Деловая коммуникация
• Административная поддержка руководителя
• Организация деловых поездок
• Организация встреч
• Организация мероприятий
• Бронирование билетов