Офис-менеджер

Описание вакансии

Компания САФАГА более 25 лет занимается оптовой и розничной продажей светильников и предметов интерьера от европейских производителей. Комплектует коммерческие и частные объекты: от подбора продукции до сопровождения поставки.

У компании есть собственный шоурум в комплексе «Экспострой на Нахимовском», а также склад и офис в Москве. Мы ценим внимательность к деталям, высокий уровень сервиса и ответственное отношение к клиентам и партнёрам.

Ищем ответственного и внимательного сотрудника, который готов работать с документами, отгрузками, каталогами и текущими задачами офиса. Важно желание стать частью небольшой команды, самостоятельно вести свой участок работы и соблюдать договорённости.

Условия работы

• Должность: офис-менеджер.
• График: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Формат работы: в офисе; возможность частичного удалённого формата после шести месяцев работы.
• Заработная плата: от 80 000 рублей на руки.
• Тип оформления: обсуждается по итогам собеседования.

Требования

• Высшее образование.
• Готовность к полной занятости и работе в офисе в Москве.
• Уверенное владение Microsoft Excel: формулы, сводные таблицы, фильтры, поиск и обработка данных.
• Внимательность к деталям, грамотная письменная речь, аккуратность в работе с документами.
• Ответственность, системность, умение соблюдать сроки и работать с большим объемом информации.

Этапы отбора

• Личная встреча с кандидатом.
• Тестовое задание: работа в Excel и оформление счёта в Excel.

Должностные обязанности офисного сотрудника

• Оформление и сопровождение отгрузок: подготовка счетов, накладных, УПД, упаковочных листов и иных сопроводительных документов.
• Координация отгрузок с клиентами, складом, производством, транспортными компаниями и поставщиками.
• Контроль готовности товара к отгрузке, сроков доставки, наличия документов и получения закрывающих документов.
• Ведение реестра заказов, отгрузок, оплат, дебиторской задолженности и статусов поставок.
• Работа с первичной бухгалтерской документацией: прием, проверка, систематизация и передача документов в бухгалтерию.
• Внесение данных в учетные системы и Excel-таблицы; контроль корректности реквизитов, цен, количества и сумм.
• Подготовка счетов, актов сверки, коммерческих предложений, отчетов по продажам, оплатам и отгрузкам.
• Формирование и обновление Excel-таблиц, использование формул, сводных таблиц, фильтров и функций поиска данных.
• Контроль оплаты счетов, информирование руководителя о просроченной задолженности и расхождениях в документах.
• Ведение электронного и бумажного архива договоров, счетов, накладных, актов и иных документов.
• Взаимодействие с клиентами по вопросам документов, оплаты, отгрузки и доставки.
• Ведение и актуализация товарных каталогов: внесение наименований, артикулов, характеристик, размеров, цен, наличия и фотографий товаров.
• Подготовка и систематизация информации о товарах для сайта, каталогов, прайс-листов и коммерческих предложений.
• Размещение и обновление карточек товаров на сайте: описаний, фотографий, характеристик, цен и статусов наличия.
• Контроль актуальности информации на сайте и своевременное исправление ошибок, неточностей и устаревших данных.
• Взаимодействие с менеджерами, складом и руководителем для получения корректной информации о товарах, ценах и наличии.
• Выполнение иных административных поручений руководителя в рамках деятельности компании.

Ключевые навыки

• MS Office
• 1C: Бухгалтерия
• Электронный документооборот
• Деловая переписка
• Хранение документов
• Первичная бухгалтерская документация
• Бумажный документооборот
• MS Excel
• Деловое общение