Офис-менеджер

Описание вакансии

В АО «АСТ Телеком» мы ищем Организатора, который возьмет на себя полный цикл хозяйственного и административного управления офисом.

Функциональные обязанности Менеджера офиса (административно-хозяйственное обеспечение):

1. Финансово-хозяйственное сопровождение:

• Ежемесячный сбор счетов от поставщиков (услуги связи, интернет, лизинг, коммунальные и охранные услуги) из систем ЭДО, электронной почты и личных кабинетов.
• Формирование заявок на оплату в учетной системе (Битрикс) с соблюдением установленных сроков платежей.
• Организация закупок хозяйственных товаров, канцелярских принадлежностей и расходных материалов для офиса и склада на основании поступающих заявок.

2. Документооборот и корреспонденция:

• Ведение реестра входящей и исходящей документации, сканирование и архивирование корреспонденции (включая претензии, уведомления, постановления).
• Организация отправки исходящих документов (почтовые отправления с уведомлением и описью вложения, курьерская доставка) и прием входящей корреспонденции.
• Подготовка и направление сведений в государственные органы (военкомат по кадровым вопросам, отчетность по автотранспорту).
• Оформление доверенностей (на получение ТМЦ, управление автотранспортом, представительство в госорганах и на почте).

3. Администрирование офисной инфраструктуры:

• Оформление пропусков для гостей и автотранспорта, программирование карт доступа к офисным помещениям и паркингу.
• Контроль технического состояния офисного оборудования (кофемашина, система водоочистки), своевременный заказ расходных материалов (картриджи, тонеры).
• Взаимодействие с клининговой службой по вопросам уборки служебных помещений.

4. Кадровое и административное сопровождение:

• Администрирование корпоративных почтовых ящиков (создание, блокировка, перенос данных при смене сотрудников).
• Организация командировок руководящего состава и сотрудников (бронирование гостиниц, авиа- и ж/д билетов).
• Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью (оформление сим-карт, взаимодействие с оператором).

6. Исполнение специальных поручений:

• Оперативное выполнение распоряжений генерального директора и оказание содействия бухгалтерии в рамках административно-хозяйственной деятельности.

Требования:

Уверенный пользователь ПК: Битрикс24 (задачи, диски, документооборот) и офисного пакета (Word, Excel)

Понимание принципов работы с электронным документооборотом (ЭДО) и личными кабинетами государственных услуг (Госуслуги, налоговые сервисы).

Грамотная устная и письменная речь (подготовка официальных писем, справок, ответов на запросы).

Проактивность: Способность видеть проблемы до их возникновения (заканчивающиеся расходники, истекающие сроки доверенностей/пропусков) и решать их без напоминаний.

Системность и внимательность в работе с документами.

Стрессоустойчивость: Умение переключаться между разноплановыми задачами (от оплаты лизинга до командировки директора) в режиме многозадачности.

Коммуникабельность: Эффективное взаимодействие с бухгалтерией, руководством и внешними контрагентами (умение дипломатично "продавить" оплату или документ).

Самоорганизация: Отсутствие необходимости во внешнем контроле, умение выстраивать свой рабочий день самостоятельно.

Условия:

• График 5/2
• выплаты 2 раза в месяц
• работа в комфортном офисе БЦ Водный